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Qu’est-ce qu’un ERP / PGI? | Définition, Fonctionnalités et avantages

Qu’est-ce qu’un ERP / PGI? | Définition, Fonctionnalités et avantages

Depuis les années 1960, l’informatique de gestion a subi de multiples bouleversements. Alors que les premiers outils ont permis d’automatiser les activités opérationnelles des entreprises, les systèmes d’informations d’aujourd’hui prennent en charge des niveaux de gestion de plus en plus stratégiques. Apparus dans les années 1990, les ERP (Entreprise Resources Planning) ou également appelé PGI (Progiciels de Gestion Intégrée) ont séduit de nombreuses entreprises de par leur promesse d’offrir une vision “intégrée” de leur gestion, mais ce parti-pris peut aujourd’hui s’avérer être un frein : certains progiciels n’arrivent plus à suivre l’évolution des entreprises et limitent leur croissance.

Désormais, suite au boom d’Internet, l’offre a elle aussi changée : nous assistons à un véritable bras de fer opposant les éditeurs historiques aux nouveaux entrants agiles et innovants. Du Best of Breed aux solutions Saas ou Cloud, difficile pour les entreprises de définir une stratégie informatique.

Quels sont les avantages et limites des PGI et vers quelles solutions doivent se tourner les PME pour obtenir une vision de l’ensemble de leurs processus métiers tout en restant agiles et innovantes?

Qu’est-ce qu’un ERP / PGI? | Définition

Traduction française du mot ERP (Enterprise Ressource Planning, qui signifie “planification des ressources de l’entreprise”), le PGI est défini par le Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie comme étant un progiciel regroupant différents modules de gestion, gérés au sein d’une même application et pouvant couvrir la totalité des besoins métiers de l’entreprise. Il est d’ailleurs communément admis qu’un PGI couvre au minimum trois grandes fonctions de l’entreprise (par exemple, les finances, la gestion commerciale ou encore la gestion de production).

L’ouvrage Processus métiers et SI, évaluation, modélisation et mise en oeuvre précise par ailleurs cette définition en énonçant que le cœur d’un PGI repose sur une base de données centralisée garantissant l’unicité des informations. Le PGI visent ainsi à répondre aux problèmes posés par les systèmes d’informations présentant des redondances, incohérences ou problématiques de communication.

Enfin, le CXP, Centre d’expertises Progiciel, apportent des précisions supplémentaires à ce sujet en indiquant que pour être reconnue en tant que PGI, la solution doit émaner d’un éditeur unique, reposer sur une mise à jour en temps réel de l’information tout en permettant d’assurer sa traçabilité.

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Les fonctionnalités d’un ERP / PGI

Les ERP/PGI étant des solutions logicielles globales ou modulaires, chaque entreprise bénéficie d’une solution adaptée à ses besoins métiers. Les éditeurs de solutions ERP proposent généralement un large panel de fonctionnalités afin d’aider les directions à optimiser leurs activités.

Découvrons ensemble les quatre modules de gestion généralement proposés par les éditeurs de logiciel ERP.

1. LA GESTION COMMERCIALE

Gestion des achats

Fournisseurs, catalogues, tarifs et délais fournisseurs pour arbitrer la matrice délai/coût, gestion devis puis commandes achats, gestion du grand import (container et frais d’approche), gestion des réceptions…

Gestion des ventes

Base articles et tarifs dont moteur promotionnel, gestion des clients, établissement des devis, transformation en bon de commande, factures, bon de livraison, calcul du prix de revient, élaboration des statistiques…

Gestion des stocks

Gestion de l’assortiment, du réapprovisionnement, des stocks disponibles, réservés ou à date, gestion des emplacements…

Gestion de la relation client (CRM)

Centralisation et gestion des contacts (prospects, clients, partenaires), historiques des échanges dont le stockage des documents,suivi des opportunités, gestion des plannings, coordination des campagnes marketing (email, sms) suite à la segmentation de la base et ciblage…

2. LA GESTION DE PRODUCTION

Les nomenclatures et déclinaisons

Les nomenclatures représentent la liste détaillée des composants d’un article à produire. Elle permettent donc de prendre en compte les besoins relatifs à la fabrication d’un produit (composants, quantité, besoin en main d’oeuvre…). Il existe deux types de nomenclatures : les nomenclatures de produits finis et les nomenclatures de produits semi-finis (qui entrent dans la nomenclature de produits finis. Les nomenclatures peuvent être déclinées selon des variantes : la taille ou la couleur des produits à fabriquer par exemple.

Les gammes opératoires

Une gamme opératoire décrit le processus de fabrication, c’est-à-dire la succession des étapes nécessaires à la réalisation d’un produit. Elle est liée à la nomenclature qui reprend la liste et la quantité des composants à mettre en œuvre aux différentes étapes de la gamme opératoire.

Le calcul des besoins nets (CBN)

Le CBN permet, à partir des besoins bruts en produits finis inhérents à la production des ordres de fabrication, de déterminer des ordres proposés à savoir le lancement en fabrication ou en approvisionnement. Pour réaliser ce calcul, il est nécessaire de gérer les nomenclatures intégrant les composants de chaque produit; les délais d’approvisionnement, d’assemblage ou de fabrication (certaines nomenclatures de produits finis peuvent intégrer des nomenclatures de produits semis finis; les produits en stock ou en cours de livraison ou de fabrication, en tenant compte des paramétrages de stock minimum; les opérations de fabrication (ou gammes opératoires définies plus haut) avec les délais d’obtention d’un composant, permettant de passer d’un niveau de nomenclature au niveau supérieur (ce délai comprend le temps de fabrication et de livraison). Le calcul des besoins net est nécessaire à la planification ou MRP (« Materials Resources Planning » ou « Manufacturing Resources Planning »).

La planification des ressources ou MRP

Le MRP (« Materials Resources Planning » ou « Manufacturing Resources Planning ») se base sur le calcul des besoins nets pour planifier de manière optimisée les ressources (hommes et machines) en vue de fabriquer les produits semi finis et produits finis. Le MRP fournit les priorités relatives à la mise en production des OF afin d’optimiser le planning.

Les ordres de fabrications

Les ordres de fabrication sont générés depuis les ventes (on fabrique pour répondre aux commandes des clients) ou lors du lancement du calcul des besoins afin de générer du stock.

La traçabilité et suivi qualité

Compte tenu des normes et des réglementations de plus en plus strictes, les industriels doivent s’assurer de la traçabilité amont et aval de leurs produits. Parties intégrantes des ERP Industrie, les fonctionnalités telles que la gestion des lots et le contrôle qualité sur la fabrication (conformité des produits) permettent de contrôler et d’assurer le respect de ces normes.

3. LA COMPTABILITÉ

Comptabilité générale

Elle offre une image complète du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l’entreprise (plan comptable, bilans, comptes de résultats, journaux achats, ventes, banques, auxiliaires). Elle facilite le paramétrage des modèles d’écriture et permet la saisie guidée dite au kilomètre tout en assurant le respect et le contrôle des normes comptables.

Comptabilité analytique

Elle offre la possibilité d’avoir une vision de ses données calquée sur son activité et non plus sur des normes légales. Idéalement la comptabilité analytique est distincte de la comptabilité générale et permet de bénéficier d’éditions de type balance, grand livre et compte de résultat d’un point de vue analytique, Couplée avec un outil de comptabilité budgétaire, elle permet de suivre les écarts entre le prévisionnel et le réalisé à travers des éditions analytique.

Comptabilité auxiliaire

Elle permet de suivre les mouvements comptables des comptes tiers, c’est-à-dire les clients et les fournisseurs.

  • Suivi des comptes clients : gestion des règlements, des remises, des encours clients, des relances, du recouvrement et lettrage des comptes clients. .
  • Suivi des comptes fournisseurs : gestion des encours fournisseurs, traitement de la TVA, comptabilisation des effets à recevoir, édition et envoi des billets à ordre de virement par mail ou par fax et lettrage des comptes fournisseurs.

Gestion des paiements

Comptabilisation des décaissements (prélèvement, chèques, virements, effets à payer, billet à ordre), comptabilisation des encaissements (chèques, espèces et virements reçus) et gestion des bordereaux de remise de chèque, prise en charge des virements SEPA et ETEBAC et gestion multi-devises

Déclarations de TVA

Adaptation aux règles européennes et au régime de TVA de l’entreprise, TVA sur débit et encaissement et contrôle des écritures de TVA.

Fichier des écritures comptables (FEC) 

Depuis 2014, les entreprises ont pour obligation de remettre le FEC auprès des administrations fiscales. Ce document informatique contient la totalité des enregistrements comptables d’une entreprise (ensemble des journaux existants dans la comptabilité, y compris écritures d’inventaires et d’à-nouveaux).

Rapprochement bancaire

Elle permet de rapprocher les écritures bancaires avec le compte banque.

4. BI & REPORTING

La Business Intelligence (reporting décisionnel) a pour rôle d’utiliser les données transitant par le système d’information afin de les exploiter à des fins décisionnelles.

Intégré au sein d’un logiciel ERP, le reporting garantit un suivi des coûts de revient de la fabrication/des achats aux ventes ainsi que de nombreux autres indicateurs clés (calcul des marges sur les coûts réels ou au coût moyen pondéré…). Les états statistiques et tableaux de bords sont entièrement paramétrables et peuvent comporter des graphiques personnalisables.

Au regard de la schématisation du périmètre fonctionnel d’un PGI, il apparaît clairement que cette solution offre une réponse complète à tous les services de l’entreprise.

Découvrez les autres fonctionnalités de notre logiciel ERP SaaS !

Comment fonctionne un ERP / PGI ?

Comme le précise le site Choisirmonerp.com, comparateur de solutions de gestion en ligne, un PGI se caractérise par l’usage d’un moteur de workflow (système permettant d’automatiser un flux d’information au sein d’une organisation).

Lorsqu’une donnée est saisie dans le système d’information, le système de workflow permet de la diffuser dans tous les modules du système qui en ont besoin, au travers d’une programmation définie en amont.

Le principe fondateur d’un PGI est de construire des applications informatiques (gestion commerciale, finances, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules applicatifs indépendants entre eux et créés par le même éditeur) tout en partageant une base de données unique et commune à tous les services. Les informations sont stockées en temps réel et sans rupture de flux, ce qui permet d’obtenir une vision 360° de l’ensemble des flux (achats, ventes, stocks, production, comptabilité).

Pourquoi utiliser un ERP / PGI ?

Comme l’explique l’enseignant Philippe Norigeon, l’organisation des entreprises a totalement changé : nous passons d’un modèle  où l’organisation était “verticalisée” par fonction (commerce, production, comptabilité…) à un modèle où l’organisation est gérée de manière horizontale (la chaîne logistique parcoure désormais plusieurs fonctions) et est davantage orientée client, d’où la nécessité de gérer les données de manière unifiée et centralisée.

Ainsi, grâce à sa base de données unique, le PGI semble répondre aux attentes des responsables des services, qui sont confrontés d’une part à des besoins de réactivité et d’autre part lorsqu’ils ne sont pas équipés d’ERP, ils sont dépendants de systèmes d’informations composés de multiples applications ne communiquant pas entre elles.

L’objectif principal d’un projet PGI est de permettre aux directions ainsi qu’aux collaborateurs de se concentrer sur leur business et leur métier, grâce à une solution complète qui couvre l’ensemble de leurs activités et les accompagne dans leur évolution.

Intéressons-nous donc aux principaux avantages des PGI :

Quels sont les avantages d’un ERP?

Unicité du système d’information : l’intégration d’un PGI supprime les risques de doublons et prévient ainsi des risques d’erreurs, grâce à sa base de données unique et commune à chacun des modules.

Vecteur de productivité : la mise à jour des données en temps réel et l’automatisation des tâches fait bénéficier les entreprises de gains de temps considérables. Par exemple : si le service commercial enregistre un bon de commande, le stock est actualisé en temps réel et l’écriture comptable s’inscrit automatiquement.

Optimisation des processus de gestion : la communication entre les services est facilitée grâce au rôle structurant joué par le PGI. La coordination entre les équipes est ainsi améliorée.

Meilleure maîtrise des coûts : la mise à jour des données en temps réel permet au service financier et à la direction générale d’analyser l’état de leurs comptes dans un délai réduit. Le PGI s’avère ainsi être une aide à la prise de décision rapide.

Utilisation évolutive : le PGI étant constitué d’une combinaison de modules, il est ainsi possible pour les entreprises utilisatrices d’acquérir de nouveaux modules par la suite.

Les limites d’un ERP / PGI

Solutions globales ou spécialisées, elles s’avèrent toutefois complexes et coûteuses à mettre en place et comportent certaines limites.

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  • Des coûts d’intégration élevés

Par ailleurs, les projets PGI induisent généralement d’importants coûts liés à leur déploiement mais également à leur maintenance (pour les PGI On-premise). De plus, le haut niveau de complexité du programme va nécessiter la mise en place et l’entretien de serveurs puissants.
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  • Un projet d’envergure qui nécessite du temps et des ressources

Le Journal du Net, média IT en ligne, fait état d’une durée moyenne de 12,3 mois d’implémentation d’un PGI. La mise en place d’un PGI en fait donc un réel projet d’entreprise, devant être approuvé par chacun des services.
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  • Une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur

En pratique, il est rare de changer de PGI une fois que celui-ci a été déployé, les investissements en temps et en coûts étant très élevés. Cela a pour conséquence d’engendrer une certaine dépendance envers l’éditeur de la solution logicielle.
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  • Des développements spécifiques qui freinent l’évolution du PGI

Les projets PGI ont souvent bénéficié de développements spécifiques, ce qui a freiné leur évolution dans le temps (montées de versions complexes et très coûteuses). Cela n’a eu pour autre conséquence que de ralentir la croissance de certaines entreprises, dont le système d’informations ne parvenait plus à suivre l’évolution. Globalement, les PGI classiques sont considérés comme des solutions rigides, tant ils sont complexes à faire évoluer.

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Le e-magazine I Vision fait d’ailleurs état de trois tendances fortes qui découlent de ces limites :

  • L’utilisation d’Excel en remplacement d’applications dédiées.
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  • La généralisation de la tendance BYOD (Bring Your Own Device). Elle se traduit par le fait qu’un nombre croissant de collaborateurs utilisent leurs appareils personnels (PC, tablette et smartphone) dans un contexte professionnel. Cette pratique peut s’avérer problématique pour les entreprises puisqu’elle soulève des questions relatives à la sécurité de l’information et à la protection des données personnelles.
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  • Le recours croissant à des applications internet Cloud Computing permettant de se libérer des contraintes techniques (solution non intuitive ou uniquement disponible au sein de l’entreprise). Aussi, sans l’accord de leur direction informatique, certains collaborateurs et services se sont équipés de solutions métiers satellites (outils numériques et solutions web), soit pour gérer leur activité quotidienne soit pour gérer et stocker des données. Nommé Shadow IT, ou “informatique fantôme”, ce phénomène est apparu suite aux difficultés d’adaptation et de réactivité des DSI vis-à-vis des besoins de leurs collaborateurs, et à l’émergence de solutions IT novatrices et simples à utiliser.

 

Dirigeants et Responsables Informatiques deviennent alors conscients des enjeux d’intégrer un système d’information global mais qui doit rester suffisamment agile et évolutif afin de répondre aux contraintes métiers ce qui limitera l’émergence du Shadow IT au sein de leur organisation.

Se pose alors la question de savoir vers quelle solution se tourner afin de gérer son entreprise de manière optimale en bénéficiant d’innovations constantes ?

Quel progiciel de gestion intégré choisir ?

S’il est une rupture majeure dans l’histoire des nouvelles technologies, c’est évidemment l’arrivée d’Internet dans les entreprises. Synonyme d’ouverture sur le monde, le Web a permis de définir de nouveaux usages et a introduit de nouvelles technologies de développement.

Profitant de cet essor, les éditeurs de solution de gestion se sont alors tournés vers le numérique pour proposer une offre novatrice, basée sur une tarification à la consommation (abonnement VS achat de licence) et sur une technologie portée par Internet (solution SaaS et en mode Cloud). Cette évolution proposée par les éditeurs constitue d’ailleurs une réponse au désir de mobilité (accès aux données en tout temps et en tous lieux) ainsi qu’au besoin croissant des entreprises à vouloir se décharger de la gestion de leur solution en interne. Depuis quelques années, les entreprises font donc héberger leur logiciel ERP dans le Cloud, au travers d’une couche HTML adjointe au cœur de leur solution, ou se sont tournées vers les PGI SaaS, solutions nativement web et innovantes, optimisées pour être délivrées sur Internet.

Il existe des différences entre le Cloud et le SaaS, rendez-vous sur notre page spécialement dédiée au sujet pour en savoir plus. .

 

Qu’importe la nature de la solution de gestion, différents critères sont à prendre en compte lors du choix d’un PGI :
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  • L’expertise de l’éditeur vis-à-vis du métier de l’entreprise
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  • Le caractère innovant du logiciel et de son éditeur
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  • Le temps d’intégration nécessaire à la mise en place de la solution
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  • La qualité du support technique fourni
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  • L’évolution et la flexibilité de la plateforme
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  • Les coûts de la solution à long terme
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De nombreuses solutions sont donc aujourd’hui proposées aux PME, qu’elles suivent l’architecture client/serveur originelle ou qu’elles soient délivrées en mode SaaS ou Cloud.

Les solutions hébergées au sein des entreprises sont déployées suite à l’achat de la licence du logiciel dans une version donnée, achat complété par un contrat de maintenance. Le blog Ooreka estime que l’achat de licence compose ¼ du budget d’un projet PGI (15 à 25% du budget), le reste des frais étant relatifs aux prestations d’intégration et de maintenance. Ces solutions nécessitent des ressources en interne, la gestion de leur infrastructure étant à la charge du client.

Afin de faire évoluer la version de son PGI, l’entreprise devra faire migrer ses données vers la ou les nouvelles versions proposées par l’éditeur, ce qui allégera l’obsolescence de son logiciel mais comprendra toutefois d’importants coûts. A cet égard, une étude du CXP chiffre le caractère obsolète de ces solutions on-premise : en France, plus de la moitié des logiciels ERP (56%) sont exploités depuis plus de 5 ans et 28% ont même atteint ou dépassé l’âge canonique de 10 ans, ce qui laisse entendre une certaine réticence des entreprises à faire évoluer leur solution on-premise.

Les PGI d’aujourd’hui tirent parti du web, qui séduit aussi bien les nouveaux éditeurs que les historiques. Solutions accessibles depuis le web, elles répondent aux enjeux de mobilité et d’innovation recherchés par les entreprises. A cet égard, côté progiciels en mode SaaS, le marché des éditeurs 100% web n’est pas aussi large que celui des éditeurs de solutions hébergées dans le Cloud. Le comparateur Celge fait état d’une fourchette de tarif par user nommé allant de 40€ à 160€ par mois mais les prix sont souvent très différenciés. Il faut par exemple compter 25€ HT par user et par mois pour la solution de comptabilité Sage One construite sur la plateforme Salesforce, et les tarifs peuvent s’envoler à 300€ pour la solution Y2 éditée par Cegid, en fonction des modules à déployer.
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Depuis 15 ans, nous éditons Archipelia, notre logiciel ERP SaaS omnicanal dédié aux PME et ETI du négoce, de l’industrie, de l’e-commerce et du retail.

Son socle fonctionnel, global ou modulaire, répond aux besoins de gestion commerciale (achats dont grand import, ventes et stocks), de GPAO, de CRM et de Comptabilité.

Des fonctionnalités de workflow, GED, connecteur e-commerce Prestashop et Magento le complètent.

Deux outils créés par Archipelia sont également connectés en temps réel au socle :

  • POSia : caisse tactile et mobile pour gérer les points de vente .
  • TCBia : application de Terminal Code Barre pour la gestion des stocks (réception, picking, inventaire…)

. Afin de répondre en tout point aux spécificités métiers de ses clients, la brique ERP d’Archipelia s’interconnecte aux meilleures solutions web dans des domaines variés comme la Business Intelligence, la gestion de tournées, le WMS ou encore l’EDI.

Véritable concentré de fonctionnalités qui facilite le quotidien des dirigeants et accélère leur prise de décision, Archipelia offre agilité et mobilité aux PME, et leur fournit une vision concrète de leur processus métiers, tout en facilitant leur croissance.

ERP SaaS VS ERP Cloud : quelle différence ?

Outil phare des années 1990, le PGI a permis de centraliser les données de l’entreprise dans un référentiel unique, partagé entre tous les services. Vecteur de productivité et fournissant une vision 360° de l’ensemble des process de l’entreprise, il a unifié et structuré son organisation.

Pourtant, le PGI classique est aujourd’hui synonyme de système monolithique et rigide, dont les développements spécifiques freinent l’agilité et la capacité d’innovation de nombreuses PME dans un contexte où la réactivité est de mise.

Poussée par l’essor d’Internet, la transformation numérique oblige les entreprises à tirer parti du web pour maintenir leur potentiel d’innovation mais également pour s’ouvrir à de nouveaux canaux (espace client, site e-commerce…). Face à ces enjeux, le PGI se doit donc d’être connecté au web afin d’ouvrir et de synchroniser en temps réel certaines données du back office vers le front et inversement. En ce sens, l’ERP e-commerce pourrait certainement être la prochaine grande évolution des PGI.

ERP Comptable | Définition, Fonctionnalités & Bénéfices

ERP Comptable | Définition, Fonctionnalités & Bénéfices

Peut-on concrètement parler d’ERP Comptable quand on sait que l’ERP est une solution de gestion intégrée permettant de piloter l’ensemble de processus d’une entreprise, et non pas seulement sa comptabilité ? 

Nous observons depuis une quinzaine d’années un véritable engouement pour l’ERP que les marketeurs s’accrochent de plus en plus à cette expression pour promouvoir leurs solutions logicielles, en témoigne d’ailleurs l’apparition progressive du terme ERP Comptable.

Au milieu des années 2000, l’ERP était tellement à la mode que l’éditeur Sage jusqu’alors farouche défenseur du « Best of Breed », a inventé l’expression FRP (Finance Ressource Planning) pour promouvoir sa solution Sage FRP 1000 qui regroupaient ses logiciels de gestion comptable et financière.

Une question subsiste : peut-on concrètement parler d’ERP Comptable quand on sait que l’ERP est une solution de gestion intégrée permettant de piloter l’ensemble de processus d’une entreprise, et non pas seulement sa comptabilité ?

Tentons d’y voir plus clair en définissant réellement le terme ERP Comptable et en étudiant ses fonctionnalités et bénéfices.

Qu’est-ce qu’un ERP Comptable ?

Les logiciels de gestion comptable sont des outils permettant de soutenir les activités quotidiennes du département de comptabilité de l’entreprise. Ils facilitent la gestion comptable en automatisant certaines tâches et en centralisant les données.

Voilà pour les logiciels comptables, qu’en est-il de l’ERP Comptable ?

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Fonctionnalités d’un ERP Comptable
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Les logiciels ERP comptable possèdent plusieurs fonctionnalités, dont :

Comptabilité générale

Elle offre une image complète du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l’entreprise (plan comptable, bilans, comptes de résultats, journaux achats, ventes, banques, auxiliaires). Elle facilite le paramétrage des modèles d’écriture et permet la saisie guidée dite au kilomètre tout en assurant le respect et le contrôle des normes comptables.

Comptabilité analytique

Elle offre la possibilité d’avoir une vision de ses données calquée sur son activité et non plus sur des normes légales. Idéalement la comptabilité analytique est distincte de la comptabilité générale et permet de bénéficier d’éditions de type balance, grand livre et compte de résultat d’un point de vue analytique, Couplée avec un outil de comptabilité budgétaire, elle permet de suivre les écarts entre le prévisionnel et le réalisé à travers des éditions analytique.

Fichier des écritures comptables (FEC) 

Depuis 2014, les entreprises ont pour obligation de remettre le FEC auprès des administrations fiscales. Ce document informatique contient la totalité des enregistrements comptables d’une entreprise (ensemble des journaux existants dans la comptabilité, y compris écritures d’inventaires et d’à-nouveaux).

Gestion des paiements

Comptabilisation des décaissements (prélèvement, chèques, virements, effets à payer, billet à ordre), comptabilisation des encaissements (chèques, espèces et virements reçus) et gestion des bordereaux de remise de chèque, prise en charge des virements SEPA et ETEBAC et gestion multi-devises

Rapprochement bancaire

Elle permet de rapprocher les écritures bancaires avec le compte banque.

Déclarations de TVA

Adaptation aux règles européennes et au régime de TVA de l’entreprise, TVA sur débit et encaissement et contrôle des écritures de TVA.

Comptabilité auxiliaire

Elle permet de suivre les mouvements comptables des comptes tiers, c’est-à-dire les clients et les fournisseurs.

  • Suivi des comptes clients : gestion des règlements, des remises, des encours clients, des relances, du recouvrement et lettrage des comptes clients.
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  • Suivi des comptes fournisseurs : gestion des encours fournisseurs, traitement de la TVA, comptabilisation des effets à recevoir, édition et envoi des billets à ordre de virement par mail ou par fax et lettrage des comptes fournisseurs.

Rien ne diffère me direz-vous des fonctionnalités d’un logiciel comptable…à ceci près qu’elles sont intégrées dans un ERP composé d’autres modules avec lesquelles le module comptable interagit en temps réel comme la gestion commerciale, la gestion de production, le CRM…

Voilà pourquoi les marketeurs parlent d’ERP Comptable…

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Les bénéfices d’un logiciel ERP Comptable

Un ERP comptable est avant tout un référentiel financier qui assiste les directions financières dans le pilotage de la performance économique et dans leur prise de décision. Il permet de regrouper l’ensemble des activités comptables et financières de l’entreprise ce qui génère :
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  • Gain de temps grâce à l’automatisation des tâches via la saisie des écritures comptables automatisées qui permet aux ressources de se consacrer aux activités à plus forte valeur ajoutée.
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  • Réduction des risques d’erreurs liés aux ressaisies : mises à jour des données comptables en temps réel, référentiel financier unique, partage de l’information dans l’ensemble de l’ERP.
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  • Traçabilité et fiabilité des données.

Un ERP intégré ou un logiciel de gestion comptable spécifique ?

La différence majeure entre un ERP Comptable et un logiciel de comptabilité réside dans l’intégration avec les autres solutions.

Un logiciel comptable ne couvre qu’un périmètre restreint de fonctionnalités alors que l’ERP couvre l’entièreté des services de l’entreprise, des achats à la production, et comporte un module de comptabilité comme « réceptacle » central des données de l’entreprise.

En ce sens, les ERP sont des solutions globales qui offrent des outils pour chaque métier. Ils fournissent une analyse complète de la situation de l’entreprise (données et indicateurs en temps réel, outil analytique et prédictif etc…) en centralisant et intégrant l’ensemble des paramètres et données de l’entreprise. Les ERP offrent ainsi aux dirigeants une vision globale et unifiée de leur organisation.

Les avantages d’un ERP Comptable en mode SaaS

Voici les quatre principaux avantages d’un ERP Comptable en mode SaaS :

Mobilité accrue : accessibilité quel que soit l’endroit et l’heure et possibilité de se connecter sur mobile

Sécurité des données plus élevée en SaaS qu’en hébergement au sein de l’entreprise car l’éditeur héberge les données sur des plateformes hautement sécurisées

Maîtrise des coûts : le paiement est établi sous forme d’abonnement et calculé à l’usage : en fonction du nombre d’utilisateurs et des modules. Il intègre les montées de version de l’ERP gérées par l’éditeur mais également de l’architecture informatique (serveur, base de données…).

Evolutivité : développé en langage web, l’ERP Comptable permet de s’interconnecter avec des solutions SaaS verticalisées sur des fonctions réduites comme la gestion des notes de frais, la dématérialisation des factures…

ERP SaaS VS ERP Cloud : quelle différence ?

Les directeurs financiers font face à deux principaux enjeux : fournir des données fiables pour soutenir les décisions et la stratégie de l’entreprise et assurer le respect des obligations légales et fiscales.

L’intégration du module de Comptabilité au sein d’un ERP permet de répondre à ses problématiques car il permet de gérer dans une seule base de données l’ensemble des opérations de l’entreprise. La Comptabilité est alimentée par les autres modules de l’ERP ce qui permet de réduire les saisies et donc les erreurs sans oublier que les données sont accessibles en temps réel.

Toutefois en tant qu’éditeur d’Archipelia, nous jugeons que l‘expression « ERP Comptable » est un excès de langage des marketeurs qui surfent sur les termes à la mode…

Nous retrouvons ce même engouement des marketeurs pour le terme ERP SaaS. Ainsi, cette expression est utilisée abondamment par les éditeurs IT historiques au même titre que l’ERP Cloud laissant penser aux lecteurs, souvent peu avertis, qu’il s’agit de la même chose. La tâche de différencier ERP Cloud et ERP SaaS est devenue difficile tant le maintien de cette ambiguïté est tenace dans les blogs ou articles de presse spécialisée IT.
Pourtant des différences majeures existent et ont des conséquences importantes qui impactent les entreprises. Nous y avons consacré un livre blanc que nous vous proposons de découvrir…

Découvrez également nos explications sur :

Logiciel CRM B2B & B2C: Définition & Atouts

Logiciel CRM B2B & B2C: Définition & Atouts

La relation commerciale entre l’entreprise, une marque et son client a aujourd’hui profondément changé. Elle prend désormais en compte de nouveaux comportements d’achat induits par une société qui se digitalise à grande vitesse. Grâce au web et au développement de logiciel CRM, les négociants peuvent facilement proposer une offre destinée aux particuliers et les retailers s’adresser aux professionnels.

Les consommateurs, qu’ils soient particuliers ou professionnels, veulent décider de leur propre parcours clients. Ils choisissent eux-mêmes tous les canaux d’interactions qui vont leur permettre de découvrir les produits ou les services recherchés, de comparer, de partager les avis, de demander de l’assistance ou encore de tester… et ce, avant, pendant et après leur acte d’achat. Il s’agit donc pour la marque de leur offrir une expérience client transversale, cohérente et de qualité.

Pour relever ce challenge, l’entreprise réinvente sa relation client en se reconcentrant sur une démarche Customer Centric.Plus à l’écoute, elle recueille les données produites par ses clients, quels que soient les canaux utilisés, afin de mieux comprendre et anticiper leurs attentes. C’est en capitalisant sur la connaissance client qu’elle est à même d’adapter son offre à tout moment et d’ainsi garantir satisfaction et fidélisation.

Dans ce contexte, la mise en place d’un logiciel CRM permet de centraliser toutes les données clients collectées au sein d’un même système d’information. Ce dernier est partagé et exploité par toutes les personnes dont les actions ont un impact sur l’expérience client.

La décision d’opter pour un logiciel CRM peut s’avérer complexe, mais elle s’avère particulièrement utile notamment lorsque l’entreprise évolue dans un environnement où elle gère en parallèle deux approches (BtoB et BtoC) avec deux typologies d’utilisateurs (la force de vente et les e-commerçants ou retailers) pour assurer une couverture plus complète de son marché.

L’enjeu pour elle est alors d’intégrer des processus relationnels et des besoins fonctionnels différents, dans un logiciel CRM commun ayant pour rôle de booster les ventes à tous les niveaux. Les éditeurs ont parfaitement compris ces enjeux et font évoluer leurs offres en ce sens.

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Logiciel CRM | Définition

Acronyme de Customer Relationship Management, le logiciel CRM est un outil informatique, conçu pour gérer l’ensemble des données relatives aux clients, prospects et l’éco-système partenaires d’une entreprise.

Dans son approche omnicanal, il collecte, centralise, analyse et trace les datas client sur l’ensemble des canaux de vente (sites marchands, boutiques, marketplaces…) et des points de contact (campagne email, SMS…) d’une entreprise.

Qu’il soit BtoB ou BtoC, le CRM a pour objectif de maîtriser tous les pans de la relation client : prise de contact, développement de l’engagement grâce aux actions marketing et commerciales, fidélisation client.

Garant d’une vision 360°, le logiciel CRM est plus que jamais l’un des outils incontournables pour réussir sa transformation omnicanal.

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Zoom sur les fonctionnalités, enjeux et avantages du logiciel CRM pour le commerce connecté !

Les fonctionnalités du logiciel CRM

Le logiciel CRM répond aux besoins de deux typologies d’utilisateurs qui ciblent elles-mêmes deux cibles de clients bien distinctes :

  • Le CRM BtoB à destination des forces de vente comme les commerciaux itinérants ou sédentaires, les chargés de clientèle qui suivent des professionnels et attendent généralement des outils de prospection, de gestion des opportunités, des rapports de visite, de gestion de devis, de SAV, de maintenance…
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  • Le CRM BtoC à destination des e-commerçants ou retailers qui s’adressent plus spécifiquement aux particuliers et qui s’oriente plus vers des besoins en gestion de base de données clients (fiches clients, récapitulatif des commandes, suivi des opérations commerciales, segmentation, ciblage ou encore analyse des paniers abandonnés…
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En effet, la digitalisation a aujourd’hui fait évoluer les offres éditeurs qui intègrent désormais les problématiques et spécificités de ces deux cibles à leur logiciel CRM.

 

Revenons plus particulièrement sur les trois principaux domaines qui font le coeur du logiciel CRM BtoB / BtoC

Gestion de la relation client

#1 : Gestion de la relation client

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  • Gestion des contacts par type pour une parfaite segmentation et un ciblage fin des actions (suspect, prospect, client…)
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  • Saisie simple et rapide de l’ensemble des éléments constitutifs de la relation commerciale pour gagner du temps et optimiser la gestion administrative : devis, offre de prix, commandes avec accès à l’encours client pour contrôle préalable
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  • Archivage et traçabilité des différentes interactions clients et prospects pour une meilleure collaboration transversale (rendez-vous, notes, comptes rendus, pièces jointes…)
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  • Gestion et suivi des alertes notifiées pour une réactivité et satisfaction accrues (retard de livraison, retard de paiement, rappel de commande…)
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  • Fiche client unique reprenant les informations issues de tous les modules et de tous les canaux de ventes pour une vue 360° de la vie du client (site e-commerce, points de vente…)

#2 : Gestion des campagnes marketing

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  • Segmentation et utilisation des personas pour définir une cible pertinente (campagnes marketing ciblées par typologie et profil comportemental client, secteur d’activité, localisation…)
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  • Pilotage des opérations commerciales destinées aux entreprises et particuliers pour attirer et fidéliser (bons de réduction immédiats, remises, accords de gratuits, cadeaux…)
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  • Programme de fidélisation omnicanal pour améliorer la rétention client (disponible sur site e-commerce et proposé en points de vente)
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  • Pilotage des campagnes marketing digitales pour toucher les bonnes cibles aux bons moments (recommandations de produits via email, codes promo SMS…)
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  • Reporting et analyse des campagnes marketing pour une mesure objective des performances (statistiques, tableaux de bord et graphiques ad-hoc)

#3 : Gestion de la force de vente

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  • Organisation de l’activité des équipes commerciale pour des interactions plus efficientes (programmation d’appels et de rendez-vous, partage d’agendas…)
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  • Mise à jour des données contacts en temps réel et en situation de mobilité pour une connaissance parfaite des cibles à adresser
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  • Exploitation de toute la bibliothèque documentaire, y compris à distance, pour garantir la véracité des données utilisées (fiches produits, grille de tarifs…)
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  • Traçabilité de tout l’historique commercial et marketing pour une consultation exhaustive de l’information (notes, comptes-rendus de visite…)
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  • Gestion des conditions commerciales pour faciliter et fiabiliser l’élaboration des propositions (coopérations et ristournes commerciales, barèmes d’engagement, accords de gratuit…)
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  • Partage de documents multi canaux pour adapter la circulation des informations à tous les contextes (par fax, email et EDI)
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  • Gestion des opportunités, suivi des ventes et mesure de la performance pour aider à la décision (prévisions de ventes, tableaux de bord et rapports graphiques)

Pourquoi utiliser un logiciel CRM ?

Quelle que soit sa taille, l’entreprise bénéficie de nombreux avantages à utiliser un CRM.

L’outil assure en effet le suivi et l’optimisation de toutes les étapes du cycle de vente grâce à une connaissance client enrichie.

Sur cette base, il assure la mise en œuvre d’une relation client personnalisée, ce qui permet à l’entreprise d’offrir une meilleure qualité de service pour ainsi favoriser la conversion en acte d’achat et améliorer la satisfaction et la fidélité client.

De manière générale, l’entreprise gagne en performance commerciale, en productivité et accroît ses revenus.

Quels sont les avantages d’un logiciel CRM?

#1 : Une vision 360° de ses clients et prospects

Les canaux de communication entre entreprise et client/prospect sont nombreux (téléphone, courriers, emails, réseaux sociaux, ou encore visites en agence…). Dans un environnement relationnel qui ne cesse de se digitaliser, les interactions sont de plus en plus omnicanales et il est important de pouvoir identifier chaque source pour savoir à quel client elle se rattache et suivre ainsi son historique et ses besoins. Le logiciel CRM permet de réunir toutes ces informations sur une fiche client unique et propose un seul référentiel visant à supprimer les fichiers et les bases de données multiples, trop souvent erronés.

#2 : Accès facilité aux données

Par la centralisation des échanges et des données en un seul endroit, le logiciel CRM permet de faire gagner un temps considérable et assure une conservation durable des informations même en cas de départ d’un collaborateur. Il permet l’accès aux données en tous lieux et à tout moment et garantit ainsi l’utilisation de données fiables en temps réel, y compris par la direction, qui accède très simplement à tous les tableaux de bord pour le pilotage de la performance.

#3 : Prospection et suivi client plus performants

En collectant, analysant et traitant toutes les données clients quel que soit le canal, le CRM offre une meilleure compréhension des profils comportementaux et améliore la connaissance client. Il permet de gérer des actions marketing ciblées pour répondre de façon personnalisée à chaque besoin identifié. Il offre ainsi un suivi optimum des campagnes marketing et opérations commerciales et une mesure fine de la performance des actions engagées sur toute la durée souhaitée.

CRM omnicanal BtoB / BtoC : les clés pour une expérience client totalement maîtrisée !

Comment choisir un logiciel CRM ?

Faire le choix du meilleur logiciel CRM, c’est regarder avec attention certains critères prioritaires pour une exploitation optimale mais c’est  aussi s’assurer d’une bonne adéquation fonctionnelle de l’outil aux besoins de l’entreprise.

 

Voici donc quelques points à prendre en compte lors du choix d’un logiciel CRM

Accessibilité & mobilité

Garantir la réactivité attendue par les clients en optant pour un logiciel CRM mobile. Par ailleurs, dans le cadre d’une activité BtoB, les commerciaux, souvent sédentaires, doivent être en mesure d’accéder à toutes leurs données en situation de mobilité.

 

Profondeur fonctionnelle

Prendre en compte la couverture fonctionnelle et regarder les options de segmentation, la possibilité de créer des campagnes marketing personnalisées ou des programmes de fidélité pour répondre à chaque besoin, de créer ses propres tableaux de bord…

Sécurisation des données

Opter pour une solution avec un hébergeur de confiance qui propose une sécurité sans faille (localisation des datacenters, niveau de compétences techniques, technologiques,…) et une conformité réglementaire RGPD.

 

Ergonomie et simplicité d’utilisation

Privilégier une solution intuitive, proposant une interface accueillante avec un menu complet et simple, des écrans personnalisables et lisibles pour un accès rapide et facile à l’information.

Mode d’acquisition

Le mode SaaS sous forme d’abonnement mensuel, très flexible, avec option de réversibilité, offrant des coûts maitrisés, ou le mode on Premise, avec achat de licence et contrat de maintenance plus engageant mais offrant quant à lui un droit d’utilisation illimité.

 

Évolutivité de la solution

Choisir un outil éprouvé et pérenne qui s’adapte aux changements sectoriels, économiques, ou concurrentiels et qui permet la réalisation de nouveaux paramétrages simples sans avoir à faire appel à un prestataire externe.

Comment réussir un projet CRM?

Comme tout projet structurant et impactant de cette envergure pour les organisations B2B ou B2C, il convient de procéder étape par étape pour garantir une mise en œuvre réussie du logiciel CRM :

Analyser et définir les objectifs

Déterminer les objectifs du projet CRM pour connaître l’étendue des besoins à couvrir. Identifier les raisons de l’instauration du projet CRM et lister les objectifs que l’outil CRM doit permettre d’atteindre.

Réaliser une étude des besoins

Prendre en considération la taille de l’entreprise, le marché visé, l’avis des services en interne (améliorer la productivité, diminuer l’administratif, automatiser certains processus internes pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée…).

Partenaire solide et compétent

Choisir un partenaire compétent

Opter pour un éditeur et/ou intégrateur transparent et expérimenté, mais surtout réactif et disponible. Par ailleurs, dans une logique d’unification des données, se tourner vers un éditeur et/ou intégrateur dont la solution couvre à la fois vos process de gestion et vos besoins en CRM. 

Vérifier les données à importer

Prévoir un temps pour remettre à niveau certains fichiers pouvant être inexploitables afin de garantir la qualité des données intégrées dans le nouvel outil.

Élaborer un cahier des charges complet

Présenter l’entreprise et ses caractéristiques (activités, établissements, produits…), les services utilisateurs du CRM, le système d’information actuel et préciser l’étendu des besoins à couvrir (objectifs, exigences, périmètre fonctionnel souhaité…).

Conduire le changement

Intégrer au maximum l’ensemble des collaborateurs dans le projet CRM afin de maximiser ses chances de réussite (communication interne, formation logiciel CRM, support technique en interne…). Cela permet notamment de garantir la meilleure appropriation possible de la solution.

Logiciel CRM pour PME : quelles sont les meilleures solutions SaaS ?

Dans un marché des solutions en mode SaaS grandement couvert par des éditeurs historiques et internationaux tels que Salesforce ou Microsoft Dynamics CRM, il existe des solutions plus adaptées aux besoins des PME : les offres SaaS proposée par des éditeurs à taille humaine capables d’offrir proximité, écoute et adaptabilité.

Aussi, Archipelia est partenaire du développement des PME depuis 14 ans. En tant qu’éditeur, intégrateur et hébergeur de l’ERP omnicanal Archipelia, nous mettons à disposition des entreprises notre ERP qui intègre nativement un module CRM et Marketing au cœur de son périmètre fonctionnel.

Grâce aux multiples fonctionnalités du module CRM et Marketing de notre ERP omnicanal, Archipelia vous permet de vous concentrer sur ce qui est essentiel pour votre business : vos clients et ce, quel que soit le canal de vente !

Zoom sur les atouts d’Archipelia pour la relation client omnicanal!

  • Visibilité 360° : centralisez vos données au sein d’un référentiel unique, consultable par tous les services et générez des statistiques sur l’ensemble de vos canaux.
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  • Réactivité : accédez aux informations clients à tout moment et offrez-leurs des services de qualité grâce au digital (visibilité sur les stocks…).
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  • Efficacité commerciale : bénéficiez d’indicateurs clés dans le suivi de vos affaires et organisez au mieux l’agenda de vos commerciaux.
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  • Satisfaction client et fidélisation : Archipelia vous permet de concentrer votre temps et vos efforts sur votre métier, votre business et vos clients.
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  • Fonctionnalités adaptées aux attentes du consommateur omnicanal : avec Archipelia, vos clients bénéficient d’un programme de fidélité omnicanal et d’une expérience d’achat innovante (click and collect, e-réservations…).

Conclusion

Le digital a ouvert de nouvelles perspectives dans la relation client.

Après avoir utilisé de façon indépendante l’ensemble des canaux à sa disposition pour gérer ses interactions avec ses clients et prospects dans une stratégie multicanale, l’entreprise peut aujourd’hui, grâce au CRM et à ses fonctionnalités transversales, aller plus loin et agir de façon simultanée et omnicanal. La relation établie avec ses clients, qu’ils soient particuliers ou professionnels, doit en effet s’adapter à cette logique « sans couture » pour garantir une connaissance client à 360°.

C’est en mettant de la cohérence, en reliant et démultipliant tous les points de contact qu’elle crée de la valeur pour une expérience client totalement réussie.

Logiciel de Gestion Commerciale | Fonctionnalités & Atouts

Logiciel de Gestion Commerciale | Fonctionnalités & Atouts

A l’ère du numérique, peut-on encore se satisfaire d’un logiciel de gestion commerciale non performant ?

Bien que plutôt réservés jusqu’alors aux grandes entreprises, les outils numériques tendent à se répandre dans les PME pour gérer et automatiser leurs process internes afin de garantir une plus grande productivité. Elles sont de plus en plus nombreuses à distribuer leurs produits depuis un site marchand propre ou à profiter de la visibilité que leur offrent les marketplaces.

Selon l’étude de Deloitte de décembre 2016, les ventes en ligne ont augmenté près de 20 fois plus rapidement que les ventes globalement.

Ainsi, le passage au digital semble incontournable pour rester dans la course à la compétitivité.

Or, toujours selon la même étude, le chemin vers l’entreprise entièrement connectée oblige la PME à connecter ses consommateurs à ses opérations internes et donc à sa supply chain. Cela impacte donc le système d’information de l’entreprise et notamment son logiciel de gestion commerciale. Colonne vertébrale de la gestion des entreprises, c’est la première source d’informations pour piloter son activité.

Aussi, peut-on encore imaginer gérer ses achats, ses stocks, ses ventes, sa facturation, sa relation clients avec un ERP qui ne soit pas adapté au digital ?

Aussi, peut-on encore imaginer gérer ses achats, ses stocks, ses ventes, sa facturation, sa relation clients avec un ERP qui ne soit pas adapté au digital ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?

Un logiciel de gestion commerciale est un programme informatique conçu pour aider les entreprises à piloter leur activité commerciale dans toutes les phases de gestion depuis la prospection jusqu’au service après-vente. Il répond aux attentes de tous les maillons de la chaîne de valeur : forces commerciales, administration des ventes, marketing, logistique, service achat et jusqu’à la direction. Ce programme s’appuie sur des process structurés qui sont gérés dans une base de données commune. De plus, l’intégration de workflow (flux des tâches à réaliser pour accomplir l’ensemble des étapes d’un processus métier) permet l’interaction entre les briques de logiciel gestion commerciale et l’exploitation collaborative sur l’ensemble des opérations.

Ces modules, partie intégrante de ce que l’on appelle aussi l’ERP Gestion Commerciale (Enterprise Resource Planning ou plus explicitement, PGI, progiciel de gestion intégré), couvrent (en fonction des secteurs d’activité) un périmètre fonctionnel variable.

Vous souhaitez découvrir Archipelia, notre ERP SaaS de Gestion Commerciale ?

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale

Gestion des achats

Fournisseurs, catalogues, tarifs et délais fournisseurs pour arbitrer la matrice délai/coût, gestion devis puis commandes achats, gestion du grand import (container et frais d’approche), gestion des réceptions…

Gestion des ventes

Base articles et tarifs dont moteur promotionnel, gestion des clients, établissement des devis, transformation en bon de commande, factures, bon de livraison, calcul du prix de revient, élaboration des statistiques…

Gestion des stocks

Gestion de l’assortiment, du réapprovisionnement, des stocks disponibles, réservés ou à date, gestion des emplacements…

Gestion de la relation client (CRM)

Centralisation et gestion des contacts (prospects, clients, partenaires), historiques des échanges dont le stockage des documents, suivi des opportunités, gestion des plannings, coordination des campagnes marketing (email, sms) suite à la segmentation de la base et ciblage…

Quels sont les bénéfices d’un logiciel de gestion commerciale ?

Les atouts du logiciel de gestion commerciale sont nombreux, parmi ceux-ci, nous retrouvons par exemple :

      • Automatisation du cycle de vente pour plus de fluidité : à travers la gestion commerciale, les bons de commandes, devis et factures sont rapidement créés et communiqués à la comptabilité
      • Limitation des risques liés aux erreurs de saisie : l’ensemble des informations saisies dans votre logiciel de gestion commerciale est centralisé et partagé avec tous les services de l’entreprise, ce partage de flux supprime ainsi les ressaisies manuelles qui sont sources d’erreurs
      • Gain de temps au quotidien pour une meilleure productivité : en offrant plus de facilité dans la saisie ainsi qu’un accès global aux données, le logiciel de gestion commerciale simplifie le travail de vos opérateurs. Il automatise également certaines tâches (facturation en masse, réapprovisionnement automatique, envoi des factures par mail…).
      • Optimisation des achats pour éviter de sur-stocker : le logiciel de gestion commerciale calcule le réapprovisionnement de manière automatique sur base d’historiques et/ou de précisions qui permettent de limiter les niveaux de stocks au volume nécessaire, cette pratique réduit notamment les coûts liés au sur-stockage.
      • Un taux de service garanti pour parer les ruptures de stocks : les données prédictives fournies par la gestion commerciale permettent également d’éviter les ruptures de stock pour garantir le respect des délais de livraison et satisfaire les clients.

 

    • Un pilotage efficace de l’activité : au travers des statistiques et des modules d’analyses qui peuvent se plugger au logiciel de gestion commerciale, l’outil offre une vision claire de l’activité de l’entreprise (dossiers en cours, chiffre d’affaires, coûts de revient, marges…).

Dans quel contexte doit-on faire le choix d’un nouveau logiciel de gestion commerciale ?

Toute entreprise qui ne parvient plus à avoir une vision claire sur ses données pour prendre les bonnes décisions (stocks, délai d’approvisionnement, coût de revient…), dont les collaborateurs passent trop de temps à des opérations répétitives sans valeur ajoutée et sources d’erreur, et qui peine à suivre ses processus et à les sécuriser, doit se poser rapidement la question de changer son outil de gestion.

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Et donc, remettre en cause son système actuel pour un logiciel de gestion commerciale, est-ce réellement et rapidement bénéfique pour l’entreprise ?

Ce ne sont pas les grands cabinets de conseil qui nous démentiront. Selon Deloitte, l’apport des nouvelles technologies est un des premiers vecteurs de croissance pour l’entreprise. Quant à McKinsey France, 53 % des entreprises s’accordent à dire que les technologies numériques leur ont permis d’améliorer leur rentabilité.

Un logiciel de gestion commerciale efficace et adapté agira comme un véritable atout de performance et garantira un retour sur investissement important et de suite mesurable.

A l’instar de compta-facile qui met en lumière certains de ces éléments, voici ce qu’il faut retenir en substance :

Une organisation structurée et partagée entre tous les services (un même langage, les mêmes procédures pour tous) pour une recherche et une exploitation des données facilitées et fiabilisées

Un gain de temps et de productivité conséquent. Plus de ressaisies chronophages inutiles et sources d’erreur. Une automatisation et un enchainement des tâches pour accélérer les flux et les traitements.

Un contrôle interne accru, grâce à une parfaite traçabilité ainsi que des droits d’utilisation sécurisés par profils et par niveau d’utilisation.

Une adaptabilité aux évolutions des besoins des entreprises et une mise en conformité législative et réglementaire grandement simplifiée.

Comment choisir un logiciel de gestion commerciale?

L’entreprise doit se poser les bonnes questions avant de choisir son logiciel de gestion commerciale idéal qui répondra à ses besoins. Un certain nombre de critères prioritaires sont à prendre en compte :
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  • L’adaptabilité à l’entreprise et à son secteur d’activité : quel est le périmètre à couvrir ? Quels sont les fondamentaux métiers à retrouver ? Faut-il envisager une intégration à la gestion comptable et à d’autres domaines métiers de l’entreprise ?
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  • L’intégration avec les market places, site marchand ou autre logiciel : la solution est-elle connectée en temps réel avec les sites e-commerce ? Peut-elle s’interfacer facilement avec d’autres solutions ?
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  • La simplicité : l’ERP gestion commerciale (logiciel de gestion commerciale) va-t-il facilement coller aux pratiques quotidiennes des utilisateurs ? Sera-t-il facile et rapide à prendre en main ?
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  • L’évolutivité : l’ERP sera-t-il capable d’évoluer avec l’activité de l’entreprise, sa croissance, sa stratégie ? L’éditeur est-il innovant et à l’écoute des attentes de ses clients ?
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  • L’architecture technique préconisée : ce logiciel de gestion commerciale sera-t-il déployé en interne sur les serveurs de l’entreprise ou dans le cloud, sur des serveurs distants infogérés par l’éditeur avec accès en ligne ? Quels seront les besoins en termes de mobilité et d’accès distants, l’éditeur propose-t-il des applications mobiles pour les forces commerciales par exemple ?
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  • Le budget : quel est le coût total d’acquisition (TCO) en mode propriétaire ou en mode SaaS ?
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  • La durée de mise en œuvre : quelles sont les attentes en terme de délais de déploiement ? Est-ce adapté aux ressources internes de l’entreprise ? L’intégrateur pourra-t-il y répondre ?
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  • La conformité : l’ERP sera-t-il toujours conforme aux nouvelles réglementations et législations

Quel type d’ERP choisir ? ERP gestion commerciale tout intégré ou modèle hybride ?

Les ERP, très prisés pour leur approche structurante et globale dans les années 2000 font aujourd’hui face à de nombreuses critiques notamment en terme de coûts de maintenance et en matière de rigidité. En effet, ils pénalisent les entreprises à cause de leurs délais de mise en œuvre qui s’échelonnent parfois jusqu’à 1 an notamment à cause de l’ajout de nombreux spécifiques. En effet, la tendance du « sur-mesure » rendait l’ERP et par conséquent l’entreprise peu flexible et peu agile.

Les logiciels Best of Breed (« les meilleurs dans leur domaine ») offrent quant à eux, une plus grande souplesse en ayant la possibilité de ne couvrir qu’une partie des besoins et de les déployer étape par étape. Les solutions sont ainsi beaucoup plus flexibles, rapides à mettre en œuvre, évolutives et moins coûteuses. Délaissées ces dernières années au profit des ERP « tout en un », il semble que les nouvelles technologies permettant d’interconnecter tous les logiciels en temps réel, les rendent plus attrayants pour les PME qui recherchent agilité et évolutivité.

Etienne Diverchy CIO de SOLINA Group pense quant à lui qu’il est possible d’utiliser à la fois un ERP et des solutions en Best of Breed : la gestion commerciale, la gestion de production, la logistique et la gestion financière peuvent être gérées par un ERP afin que les référentiels soient centralisés tandis que les fonctions de CRM, de gestion d’entrepôt ou de Business Intelligence (tableaux de bordparamétrables pour le décisionnel) par exemple, peuvent être gérées par des logiciels de type Best of Breed.

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Quelles sont les solutions périphériques pour compléter les fonctions d’un logiciel de gestion commerciale ?

.Voici quelques exemples d’outils périphériques pour répondre aux besoins métiers spécifiques des entreprises :

Outil de picking

Cet outil permettra de traiter plus de commandes en moins de temps. Par exemple, TCBia d’Archipelia est une application Saas de terminal code barre multi-device pour la gestion d’entrepôt qui aide à la préparation des bons de commande, la validation des bons de préparation et le picking. Cet outil s’adresse notamment aux petites et moyennes entreprises du négoce et de l’industrie (PME / PMI).

Le WMS (Warehouse Management System)

Selon WarehouseLogistics, les WMS participent au pilotage et à l’optimisation des systèmes de stockage de l’entreprise. Ils gèrent toutes les activités relatives aux entrepôts telles que la gestion de stockage (gestion des emplacements, optimisation de l’espace, FIFO), la réception de marchandises, la préparation ou les expéditions de commandes.

Les PLM (Product Life Cycle Management) / PIM (Product Information management)

Le PLM permet de gérer les informations d’un produit à travers tout son cycle de vie, de sa création à sa mise sur le marché. Véritable maillon de la chaîne e-commerce, le PIM gère les informations des produits commercialisés.

L’EDI (Échange de Données Informatisées)

Selon emarketing.fr, l’EDI est un système électronique de gestion et de télétransmission de l’information dématérialisée qui permet de rationaliser la gestion des flux (réception de commande, avis d’expédition…) et d’améliorer la logistique.

Quels sont les avantages du SaaS pour la gestion commerciale d’une entreprise?

Certains éditeurs développent des ERP gestion commerciale (logiciel de gestion commerciale) en SaaS afin de répondre principalement aux besoins de mobilité, d’évolutivité et de maîtrise des coûts des entreprises (infrastructure et ressources).

Les éditeurs SaaS hébergent sur leur architecture technique les logiciels de gestion d’entreprise qu’ils éditent, mettent à disposition et maintiennent pour les entreprises clientes. A noter, les mises à jour et montées de version des applications sont réalisées par l’éditeur en temps réel.

Voici quelques exemples des avantages à opter pour le mode SaaS pour les moyennes entreprises :
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  • Maîtrise de déploiement : environnement client totalement sécurisé, disponibilité des applications assurée via des contrats SLA (Service Level Agreement), pas d’installation sur les serveurs de l’entreprise, implémentation et maintien dans un data center pris en charge par l’éditeur ou par un de ses partenaires.
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  • Maîtrise des coûts : l’offre SaaS permet une meilleure gestion par des formules d’abonnement et un lissage des coûts à l’usage
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  • Mobilité : une accessibilité en temps réel et de partout, en ligne depuis un simple navigateur web (cloud computing)
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  • Sérénité et évolutivité constante : des montées de version, mises à jour et maintenance de l’ERP et des infrastructures prises en charge par l’éditeur dans le cadre de l’abonnement

ERP SaaS VS ERP Cloud : quelle différence ?

Enfin, parce que ce sont les clients qui en parlent le mieux, illustration concrète d’un projet ERP gestion commerciale en ligne mené par Archipelia pour la société Norasia :

Norasia était confrontée à de nombreux enjeux lié au référencement auprès d’enseignes de la grande distribution. Cela engendraitune forte augmentation des commandes (plus de 500 commandes hebdomadaires dans 600 magasins), des pré-requis techniques contractuels et de nouvelles exigences logistiques.

Archipelia a répondu à ces problématiques en proposant sa solution ERP SaaS (nativement web) flexible et évolutive et en apportant une réponse fonctionnelle métier pointue (grand import, convention, RFA, etc..).

Grâce à l’ERP Archipelia, Norasia peut désormais gérer cet afflux de commandessans augmenter ses ressources internes, répondre aux exigences de ses clients plus facilement (délais de livraison etc.) et optimiser la gestion de ses données par le partage et la traçabilité.

Vous souhaitez en savoir plus sur Norasia ?

La question ne se pose plus…

Les PME et PMI, souvent confrontées à des environnements concurrentiels forts, doivent se démarquer pour réussir dans la course à la compétitivité et asseoir leur performance. Le choix d’un logiciel de gestion commerciale efficient pour remplacer des outils bureautiques et des solutions de gestion souvent non interfacés s’impose naturellement.

Mais au-delà de l’enjeu du choix, se pose l’enjeu de l’accompagnement qui reste un élément déterminant dans la réussite de tout projet ERP.

La clé est de trouver l’éditeur et/ou l’intégrateur qui saura accompagner l’entreprise dans ce projet stratégique qu’est la transformation numérique !

Découvrez également nos explications sur :
ERP Ecommerce | Définition, Fonctionnalités & Avantages

ERP Ecommerce | Définition, Fonctionnalités & Avantages

Face aux nouveaux modes d’achat des consommateurs de plus en plus mobiles et connectés, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à commercialiser leurs produits sur le web.

Les nouvelles technologies font peu à peu disparaître les frontières entre le réel (boutiques physiques) et le virtuel (sites ecommerce, marketplaces) faisant naître de nouveaux usages comme en témoigne la tendance du click and collect ou encore l’e-réservation : le multicanal laisse désormais place à l’omnicanal !

Ces évolutions obligent les entreprises à maintenir une unité sur l’ensemble du parcours d’achat de leurs clients et à placer ces derniers au cœur de leur stratégie, et ce, quel que soit le canal.

Bien entendu, cet enjeu impacte directement leur système d’informations, qui doit sortir d’une organisation en « silo » pour s’orienter vers l’omnicanalité en centralisant notamment l’information en une seule et unique application.

En ce sens, l’ERP E-commerce, outil de gestion intégré et ouvert sur le web, s’avère être une solution de gestion adaptée.

Quels sont les fonctionnalités et les avantages de l’ERP E-commerce ?

Qu’est-ce qu’un ERP Ecommerce ?

Véritable outil de gestion des entreprises connectées, l’ERP E-commerce permet aux entreprises de centraliser leurs flux de gestion dans le cadre d’une activité multicanal (vente en ligne et en magasin…). Il résulte de la connexion du site e-commerce d’une entreprise à son logiciel ERP.

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Les fonctionnalités d’un ERP Ecommerce

En connectant son site ecommerce à son ERP, l’entreprise profite de la profondeur fonctionnelle de son ERP pour gérer efficacement son activité ecommerce. Ainsi, l’ERP E-commerce couvre un large périmètre fonctionnel dont la gestion commerciale, la gestion de production, la comptabilité ou encore le reporting. Voici un tour d’horizon des fonctionnalités intégrées à ces différents modules :

La gestion commerciale

Gestion des achats

Fournisseurs, catalogues, tarifs et délais fournisseurs pour arbitrer la matrice délai/coût, gestion devis puis commandes achats, gestion du grand import (container et frais d’approche), gestion des réceptions…

Gestion des ventes

Base articles et tarifs dont moteur promotionnel, gestion des clients, établissement des devis, transformation en bon de commande, factures, bon de livraison, calcul du prix de revient, élaboration des statistiques…

Gestion des stocks

Gestion de l’assortiment, du réapprovisionnement, des stocks disponibles, réservés ou à date, gestion des emplacements…

Gestion de la relation client (CRM)

Centralisation et gestion des contacts (prospects, clients, partenaires), historiques des échanges dont le stockage des documents,suivi des opportunités, gestion des plannings, coordination des campagnes marketing (email, sms) suite à la segmentation de la base et ciblage…

La gestion PRODUCTION

Nomenclatures et gammes opératoires

Gestion des composants, nomenclatures de produits finis et semi-finis, déclinaisons, variantes…

Calcul des besoins nets (CBN)

Lancement en fabrication ou approvisionnement.

Ordres de fabrication et planification des ressources ou MRP

Traçabilité et suivi qualité

Gestion des lots, contrôle qualité sur la fabrication…

La gestion Comptable

Comptabilité générale, comptabilité auxiliaire selon les normes légales, comptabilité analytique, dématérialisation des factures, suivi des encours clients et fournisseurs, des règlements, etc…

bi & reporting

La Business Intelligence (reporting décisionnel) a pour rôle de traiter les données transitant par le système d’information afin de les exploiter à des fins décisionnelles.

Intégré au sein d’un logiciel ERP, le reporting garantit un suivi des coûts de revient de la fabrication/des achats aux ventes ainsi que de nombreux autres indicateurs clés (calcul des marges sur les coûts réels ou au coût moyen pondéré…). Les états statistiques et tableaux de bords sont entièrement paramétrables et peuvent comporter des graphiques personnalisables.

Des fonctionnalités complémentaires peuvent également complétées la brique ERP :

PIM / PLM : uniformise et centralise l’ensemble des données et informations des produits et ce, durant tout le cycle de vie du produit.

Gestion des marketplaces : synchronise et met à jour en temps réel les informations entre les places de marché et l’ERP (gestion des catalogues, approvisionnements, commandes, stocks, expéditions…).

Solution de suivi des livraisons e-commerce : gère de manière optimale les livraisons grâce au suivi en ligne des colis expédiés, tout en assurant rapidité, sécurité, visibilité et qualité de service aux clients (livraison express, gestion des retours clients…).

Découvrez les autres fonctionnalités de notre ERP SaaS !

Pourquoi connecter un site ecommerce et un ERP ?

Les solutions e-commerce (CMS) comme Prestashop ou Magento intègrent quelques fonctionnalités de gestion au sein de leur back office, qui reposent sur une base de données distincte de l’ERP.

En l’absence de connexion entre ces deux référentiels, deux problématiques se posent : .

  • La mise à jour des deux bases de données nécessite une double opération qui freine la productivité des équipes de travail et peut être source d’erreurs, .
  • Les fonctionnalités de gestion proposées par les éditeurs de CMS sont nettement moins performantes que celles d’un back office ERP. .

Vous l’aurez compris, la connexion entre un ERP et les principaux CMS du marché garantit la circulation et la synchronisation des données entre le back office et le front office (les données sont gérées dans un référentiel unique, assurant une vision globale sur tous les canaux). Elle permet également à l’e-commerçant d’assurer la poursuite du développement de son activité sans avoir à changer sa solution e-commerce, ce qui le prévient notamment des risques liés à la migration de son site e-commerce (liens brisés, erreurs 404, perte de positionnement et de trafic, perte de données produits et clients…).

Par ailleurs, la connexion d’un site e-commerce à un ERP qui intègre un connecteur permet également aux entreprises de limiter le recours aux développements spécifiques, peu agiles et difficiles à maintenir.

Les bénéfices d’un ERP Ecommerce

L’ERP E-commerce procure de nombreux avantages aux e-commerçants comme par exemple :

Gain de productivité et de temps : connecter son site marchand à un ERP limitera les interventions humaines chronophages et permettra de concentrer les ressources internes sur les tâches à valeur ajoutée.

Fiabilité des données : l’interconnexion entre le site ecommerce et l’ERP évite les nombreuses erreurs lors de ressaisie.

Visibilité en temps réel : les informations entre l’ERP et le web sont synchronisées en temps réel (stocks, tarifs, statut des commandes…).

Amélioration de la satisfaction client : gain de temps grâce à la synchronisation des données et aux automatismes de l’ERP qui permettent le respect des délais, une communication personnalisée et des promotions ciblées. Les entreprises peuvent davantage se consacrer à la relation client.

Visibilité améliorée et démarche proactive : la consolidation des résultats en provenance du site marchand et des autres canaux (ventes par téléphone et en magasin…) pour une vue globale de l’activité est facilitée.

En couplant son ERP à son site ecommerce, l’e-commerçant est à-même de bénéficier de nombreuses fonctionnalités lui permettant de simplifier ses processus métiers, de gérer ses référentiels (clients, produits, tarifs, stocks…) depuis son back office ERP. En pilotant l’ensemble de ses process de gestion dans un seul et même outil, il assure ainsi une cohérence sur tous ses canaux de ventes.

De la gestion commerciale (achats, ventes, stocks) à la gestion de production et en passant par la comptabilité, l’ERP E-commerce offre une vision 360° des processus métiers d’une entreprise et accompagne ses clients sur tous les canaux jusqu’à l’acte d’achat.

En faisant le choix d’intégrer un ERP E-commerce, l’e-commerçant pourra donc améliorer sa productivité et la qualité de sa relation client tout en ayant une vue d’ensemble sur son activité.

Comment intégrer son site ecommerce à son ERP ?

La connexion entre le Back Office (ERP) et le Front Office (site e-commerce) peut se faire de deux manières différentes : .

  • Par échange de fichiers plats : fichiers XML ou CSV .
  • Par connecteur e-commerce (Web-services / API)

. C’est la fréquence des échanges, le volume des données à échanger et les ressources nécessaires au maintien et à la mise à jour de la connexion qui détermineront le choix technologique à privilégier. .

Toutefois, le connecteur e-commerce offre davantage de fiabilité et de simplicité aux e-commerçants car la synchronisation des données entre le back et le front office se fait de manière immédiate et automatique.

 
Archipelia, ERP SaaS omnicanal BtoB et BtoC regroupe l’ensemble des fonctionnalités présentées ci-dessus dont le click and collect, la e-réservation ou encore la visibilité de l’état des stocks en magasin depuis le site e-commerce.

En pilotant leur site e-commerce depuis le back office d’Archipelia, nos clients profitent de multiples avantages et fonctions clés pour la gestion de leurs activités : .

  • Les comptes clients, articles, stocks et tarifs sont traités de manière unifiée, quel que soit le canal .
  • Les produits (descriptifs, images, tarifs) sont personnalisés par canal de distribution .
  • La visibilité des produits sur les différents canaux est administrée depuis l’ERP .
  • L’architecture du site internet (catégories et familles de produits) est créée depuis l’ERP .
  • Il est possible de segmenter sa base clients sur base des historiques d’achat .
  • Les flux de l’ensemble des canaux sont mis à jour en temps réel (pour les stocks, commandes, tarifs et articles)
 

Archipelia, ERP SaaS omnicanal, propose des connecteurs e-commerce pour les sites édités sur Prestashop et Magento. Ils permettent à nos clients e-commerçants d’assurer la mise à jour en temps réel de l’ensemble de leurs flux et de centraliser la gestion de leurs produits en un seul et même outil.

Par ailleurs, pour les e-commerçants qui s’adressent aux professionnels, Archipelia met à disposition une solution de site marchand interconnecté avec son ERP (tarifs spéciaux, historiques des commandes, documents commerciaux…).

ERP SaaS VS ERP Cloud : quelle différence ?

Parce que ce sont d’ailleurs nos clients qui en parlent le mieux : découvrez comment Van Den Casteele, distributeur et e-commerçant de gâteaux glacés artisanaux, a réussi à mener un plan d’expansion ambitieux : doubler ses points de vente en 5 ans tout en développant son activité ecommerce !

Van Den Casteele souhaitait changer son outil de gestion rigide et peu adaptable pour une solution logicielle lui permettant de soutenir sa croissance. Le nouvel outil devait s’adapter à son contexte d’entreprise intégrée et donc disposer d’un périmètre fonctionnel transverse (comptabilité, négoce, production) tout en étant intégré en temps réel à ses points de vente et à son site e-commerce. Edouard Beaugrand, DG de Van Den Casteele, souhaitait également externaliser la gestion de son architecture informatique pour se concentrer sur son métier.

La solution Archipelia a répondu aux attentes de Van Den Casteele en offrant un périmètre fonctionnel complet et en lien direct avec l’ensemble de ses canaux (point de vente et e-commerce). L’ERP SaaS Archipelia, évolutif et omnicanal, a permis à Van Den Casteele de se concentrer sur son métier pour mieux connaître et satisfaire ses clients. La société est désormais prête à poursuivre son expansion au-delà de la région Hauts-de-France.

Vous souhaitez en savoir plus sur Van Den Casteele ?

A l’ère de l’omnicanal, le parcours d’achat des clients est de plus en plus mobile et digitalisé. L’organisation du système d’information par canal de vente ne permet plus de répondre aux besoins de gestion back-office des e-commerçants.

Ainsi, afin d’assurer une parfaite cohérence sur l’ensemble de ses canaux et de répondre au mieux à ses besoins de gestion, l’e-commerçant BtoB et/ou BtoC doit se tourner vers l’intégration d’un back office unique, capable de centraliser l’ensemble de ses activités, quel que soit le canal.

Par ailleurs, compte tenu de l’évolution rapide des comportements de consommation, il se doit de rester suffisamment agile s’il souhaite anticiper et répondre favorablement à ces changements.

En fournissant une vision 360°, une ouverture sur le web, une mise à jour des données en temps réel et des fonctionnalités omnicanal, l’ERP E-commerce s’impose comme une solution de gestion idéale, permettant aux e-commerçants de se concentrer sur leur métier pour mieux satisfaire leurs clients sans compromettre leur potentiel d’innovation et de croissance, seul gage de leur pérennité.

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