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Choisir son ERP : un casse-tête ? Pas si sûr si l’on prend en compte les bons fondamentaux actuels !

par Juin 2020Conseil

Article rédigé initialement pour la plateforme Appvizer.fr.
Source originale : https://www.appvizer.fr/magazine/operations/erp/choisir-erp-fondamentaux-actuels

1. Rappel des enjeux

Le choix d’un ERP ou PGI (progiciel de Gestion intégré) est, pour de nombreuses PME, un sujet de grand stress.

Les enjeux sont toujours forts tant sur le court terme que sur le long terme. Un mauvais choix peut même mettre en grande difficulté l’entreprise. L’offre des solutions ERP est aujourd’hui pléthorique en nombre et en diversité.

Faut-il s’orienter sur un ERP généraliste ou spécialisé ? Installé localement ou dans le Cloud ? Faut-il choisir une « gros » éditeur historique ou plutôt un nouvel entrant plus agile ? Faut-il s’adresser directement à l’éditeur de la solution ou passer par un intégrateur ? Faut-il choisir un ERP complet monolithique ou plutôt une solution plus modulaire ? Quel est le juste budget ?

Telles sont toutes les questions qu’il est légitime de se poser. Pour tenter d’y répondre, voici ci-dessous quelques fondamentaux qu’il faut garder à l’esprit pendant toute la phase de sélection.

2. QUEl budget allouer au projet ?

Il n’y pas de règles sur le sujet tout dépend si l’investissement s’inscrit dans le court ou le long terme. Une solution évolutive et pérenne dans le temps est souvent plus coûteuse qu’une solution plus figée.

Choisir un ERP sur un budget absolu est souvent une erreur, car c’est une vue court-termiste. Il faut raisonner en termes de ROI lié à un gain de productivité d’une part et sur la capacité de la solution à accompagner l’entreprise sur ses évolutions vers d’autres métiers et sur sa croissance.

On peut résumer sous le terme « AGILITE » qui est devenu un fondamental essentiel face aux évolutions de plus en plus rapides de modèle économique.

Il n’est pas inutile aussi de rappeler qu’une erreur de choix en prenant le moins-disant (25 % des cas) provoque une triple peine :

Achat de la 1ère solution, achat de la 2ème solution, triplement du temps consacré au projet (on passe 2 fois plus de temps sur la première solution pour tenter de la garder et éviter un constat d’échec !).

Avec l’avènement du modèle économique et technologique Saas (location du logiciel), il faut prendre en compte deux budgets distincts : le budget lié au paramétrage de la solution et le budget annuel qui correspondra à l’usage du logiciel et à son évolution (mise à jour). Très souvent, le donneur d’ordre va être très regardant sur le loyer récurrent et choisir le moins-disant.

Dans la culture conservatrice très française, l’informatique est encore perçue comme un investissement amortissable (capex) et non comme une charge (opex)… Ceci pouvait s’entendre encore il y a 10 ans, mais plus du tout aujourd’hui avec les évolutions permanentes et très rapides des nouvelles technologies. Le budget récurrent sert et doit servir à couvrir ces évolutions permanentes.

3. Solution en Saas ou installée sur site (on premise), encore un dilemme pour certains ?

En 2020, plus de 80 % des nouveaux projets ERP sont ouverts au modèle Saas alors que 10 ans plus tôt, ce modèle était demandé dans moins de 20 % des cas !

Aujourd’hui, compte tenu de l’évolution de plus en plus rapide des marchés avec la mondialisation, de l’avènement de nouveaux métiers et de façon récente la montée du télétravail liée à la crise Covid-19, le modèle on premise a pris un grand coup de vieux : statique, peu agile, avec beaucoup de spécifiques difficiles à maintenir dans le temps et vieillissant mal, car les mises à jour se font trop rares.

Il est fréquent de voir des solutions on premise qui tournent depuis plus de 10 voire 15 ans et qui n’ont pas eu de mise à jour. Les conséquences sont sans appel : la productivité de l’entreprise chute et n’est plus adaptée aux exigences actuelles. Les salariés passent un temps considérable sur des tâches qui pourrait être facilement automatisables avec les nouvelles solutions (saisies multiples, recherche d’informations, consolidations de chiffres fastidieuses…).

Cette problématique de mise à jour est globalement beaucoup mieux traitée dans un modèle Saas pour les raisons suivantes :

1. Le cœur du logiciel est centralisé sur un serveur.

2. Les mises à jour sur les postes des utilisateurs sont traitées automatiquement par les éditeurs des navigateurs (Chrome, IE…) dans le cas d’une solution développée nativement dans les technologies web.

4. Saas c’est bien, mais multi-tenant c’est encore mieux !

Privilégier des solutions/applications multi-tenantes quand c’est possible !

Une application est dite multi-tenante lorsque tous les clients de cette solution utilisent la même et unique version : la dernière mise à jour… À titre d’exemple les applications que vous utilisez sur votre smartphone sont de vraies applications multi-tenantes : elles sont mises à jour régulièrement et les fonctionnalités évoluent en permanence pour tous les utilisateurs en même temps. La communauté des utilisateurs participe à ces évolutions.

Les solutions ERP multi-tenantes sont encore rares sur le marché, car elles nécessitent, pour les éditeurs qui adoptent ce modèle dans leur stratégie de recherche et développement, une discipline extrêmement rigoureuse dans le traitement des demandes spécifiques qui émanent des entreprises clientes.

En effet chaque entreprise étant unique, il n’est pas rare de devoir traiter des spécificités.

Il y a deux façons de les traiter : soit vous développez ces nouvelles fonctionnalités en dehors du cœur logiciel (et c’est à court terme moins coûteux), soit ces spécificités sont traitées en mode « universel » dans le cœur du logiciel et les spécificités en question deviennent alors des paramétrages spécifiques pour ce client et alimentent de ce fait le nouveau standard qui s’élargit. Ce dernier cas est celui de la philosophie multi-tenante : plus coûteuse à court terme, mais beaucoup moins sur le long terme…

Intrinsèquement, ces solutions multi-tenantes ne peuvent être mises en œuvre que par les éditeurs qui intègrent la solution chez les clients par eux-mêmes (ou par des partenaires intégrateurs en nombre très limité).

Les purs intégrateurs, en règle générale, n’accèdent pas aux codes sources de l’éditeur.

Ces solutions multi-tenantes ont de véritables avantages stratégiques pour ceux qui les utiliseront :

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La R&D de l’éditeur profite systématiquement et régulièrement à tous les clients

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Les évolutions demandées par un client existant ou par un tout nouveau client profitent à l’ensemble de la communauté des clients : c’est un modèle de type mutualiste.

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Tous les développements réalisés (nouvelles fonctionnalités) sont capitalisés au profit de tous les clients. On peut parler dans ce cas de pérennité programmé !

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Les mises à jour sont fréquentes (au moins 6 fois/an) et compatibles sur l’ensemble des clients.

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Les mises à jour sont gratuites (inclus dans l’abonnement)

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La solution est résiliente face aux évolutions, et ce de façon continue, il n’est plus nécessaire de lancer une refonte (tous les 7-10 ans) de l’ERP et d’accaparer de nombreuses ressources internes pour gérer ces transitions/migrations.

5. La proximité de mon fournisseur est-elle toujours impérative ?

Pour répondre à cette question, il faut mettre en perspective le nouveau modèle Saas.

En effet, ce qui pouvait être pertinent à l’ère du « on premise », ne l’est plus vraiment à l’ère du Saas, car toutes les infrastructures sont délocalisées de l’entreprise.

Par contre, dès lors qu’il n’y a plus cette proximité géographique, la très bonne disponibilité du support ou la Hot-Line doit être validée avant de faire le choix de son fournisseur. C’est facilement vérifiable en appelant les clients de la solution.

6. Dois-je partir sur du développement spécifique ou m’orienter vers du standard ?

Le sujet est assez tranché, si l’on partage les arguments ci-dessus et notamment les vertus du modèle multi-tenant. Il faut bien entendu s’orienter vers la solution la plus standard possible. Les raisons sont multiples :

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Coûts de mise en œuvre minimisés

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Moins de bogues au démarrage

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Gain de temps dans la mise en place

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Stabilité de la solution standard

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Mise à jour facilitée

7. En synthèse et conclusion

Le budget d’un système d’informations d’une entreprise ne doit plus être vu comme un investissement ponctuel, mais bien comme une charge récurrente pour financer les évolutions permanentes des technologies et pour arrêter les cycles traumatisants et chronophages de refonte (5-7 ans) du système informatique.

Par ordre décroissant de résilience et de pérennité des solutions face aux évolutions très rapides des technologies, je n’hésite pas à mettre en tête le modèle Saas multi-tenant, le modèle Saas, et en dernier le modèle on premise.

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