Mise en place d’un ERP : 8 étapes clés pour un déploiement réussi
Sommaire
Puisque l’ERP représente la colonne vertébrale des PME, toute volonté d’intégration ou de renouvellement de ce type de logiciel requiert une réflexion rigoureuse et poussée. Découvrons ensemble, les 8 étapes pour une mise en place d’un ERP réussie.
1. Définir les enjeux du projet pour son entreprise
Avant d’amorcer tout projet de changement ou d’intégration d’un ERP, il est nécessaire d’identifier les raisons de ce choix :
- Les outils actuels répondent-ils encore aux besoins de l’entreprise ?
- Leur appropriation par les collaborateurs se fait-elle de manière aisée?
- Ces outils sont–ils toujours en mesure d’accompagner la croissance de l’organisation à court, moyen, long terme ?
- Auront–ils la capacité de satisfaire ses objectifs d’innovation ?
Ce sont notamment ces différentes motivations aux changements qui vont permettre de définir les objectifs du nouveau projet et de ses enjeux :
- Acquérir un référentiel plus fiable et capable de prendre un volume de données plus important.
- Bénéficier d’un nouvel outil capable de supporter la transformation numérique de l’entreprise.
- Limiter les dépenses informatiques en rationnalisant notamment la quantité d’applications utilisées.
- Profiter d’un système unique et mieux partagé vecteur de productivité et facilitant la collaboration.
- Fluidifier la circulation des informations entre applications en optant pour un SI 100% intégré et interconnecté.
La première étape consiste donc à définir clairement les attentes et enjeux que le projet ERP devra satisfaire.
Puisque l’ERP représente la colonne vertébrale des PME, toute volonté d’intégration ou de renouvellement de ce type de logiciel requiert une réflexion rigoureuse et poussée. Découvrons ensemble, les 8 étapes pour une mise en place d’un ERP réussie.
1. Définir les enjeux du projet pour son entreprise
Avant d’amorcer tout projet de changement ou d’intégration d’un ERP, il est nécessaire d’identifier les raisons de ce choix :
- Les outils actuels répondent-ils encore aux besoins de l’entreprise ?
- Leur appropriation par les collaborateurs se fait-elle de manière aisée?
- Ces outils sont–ils toujours en mesure d’accompagner la croissance de l’organisation à court, moyen, long terme ?
- Auront–ils la capacité de satisfaire ses objectifs d’innovation ?
Ce sont notamment ces différentes motivations aux changements qui vont permettre de définir les objectifs du nouveau projet et de ses enjeux :
- Acquérir un référentiel plus fiable et capable de prendre un volume de données plus important.
- Bénéficier d’un nouvel outil capable de supporter la transformation numérique de l’entreprise.
- Limiter les dépenses informatiques en rationnalisant notamment la quantité d’applications utilisées.
- Profiter d’un système unique et mieux partagé vecteur de productivité et facilitant la collaboration.
- Fluidifier la circulation des informations entre applications en optant pour un SI 100% intégré et interconnecté.
La première étape consiste donc à définir clairement les attentes et enjeux que le projet ERP devra satisfaire.
2. Impliquer les collaborateurs et constituer une équipe dédiée au projet
Puisque l’ERP est une solution structurante visant à piloter l’ensemble de l’activité d’une entreprise, il est nécessaire que les collaborateurs de chacun des services soient impliqués d’une manière ou d’une autre dans le projet.
Cette implication globale peut par exemple se faire au travers de la diffusion d’un questionnaire pour collecter et évaluer les attentes des collaborateurs en fonction de leur service. L’idée est ensuite de leur demander d’élire un représentant qui sera leur « voix » et pilotera pour eux la suite du projet.
L’implication des collaborateurs est l’une des composantes clés pour assurer la réussite du projet ERP. Il est parfois difficile pour eux de changer leurs habitudes de travail. Aussi, afin d’éviter toute forme de réticence face au changement, la coopération et la communication sont de mises.
3. Identifier & référencer l’ensemble des processus
Avant d’envisager tout choix d’ERP, il est impératif que l’entreprise analyse et mette à plat l’ensemble de ces processus métiers.
Cela lui permettra dans un premier temps d’expliquer de manière étoffée le fonctionnement de son organisation.
Ensuite, cette base pourra l’aider à mettre en lumière certains process pouvant s’avérer inadaptés avec les enjeux de son nouveau projet et qu’elle pourra alors choisir d’optimiser ou d’abandonner.
La finalité pour elle sera alors de ne capitaliser que sur des process en phase avec ses attentes, process qu’elle formalisera ensuite dans un cahier des charges.
4. Exprimer les attentes en rédigeant un cahier des charges
Première étape d’un projet réellement maîtrisé, le cahier des charges est un prérequis à tout projet ERP. Pourtant, bon nombre d’entreprises font l’impasse sur la rédaction de ce document alors qu’il est stratégique pour assurer la réussite d’un projet.
Voici les principaux points abordés au travers du cahier des charges:
- Quelles sont les caractéristiques de l’entreprise et la façon dont elle est structurée ? (métier et secteur d’activité, nombre d’employés, chiffre d’affaire, nombre de sociétés / établissements / sites d’exploitation, typologie de clients finaux…)
- Quelle est l’envergure du projet actuel ? (nombre d’utilisateurs finaux, budget envisagé pour le changement ERP…)
- Qui intervient dans le projet et quels sont les délais attendus pour la mise en place d’un ERP ? (listing des membres de l’équipe projet, délais de déploiement attendus…)
- Quelle est l’architecture SI actuelle et quels sont les choix techniques envisagés pour le renouvellement ERP ? (mode SaaS / Cloud ou on premise, cartographie des logiciels internes actuels et plan de leurs éventuelles interactions ou connexions…)
- Quel sera le périmètre fonctionnel visé ? (listing détaillé des fonctionnalités attendues, priorisées en fonction de l’importance – prioritaire, secondaire – et de l’échéance – court, moyen, long terme – du besoin métier à couvrir)
Vous l’aurez compris, l’idée est de dresser un panorama précis qui permettra de prendre en compte d’une part toutes les particularités de l’entreprise et d’autre part les besoins attendus pour ce nouvel ERP.
5. Sélectionner & évaluer les fournisseurs
Un premier tour par le web permettra à la PME de se faire une première idée de l’offre proposée sur le marché de l’ERP. Sur base de ces premières recherches, elle pourra alors établir un premier listing de solutions susceptibles de combler ses attentes métiers, fonctionnelles mais aussi techniques.
Cette liste pourra présenter un classement des solutions retenues suivants les critères d’évaluations spécifiés en amont du projet :
- Niveau d’adéquation de la solution par rapport au métier de l’entreprise
- Technologie proposée par l’outil
- Références clients
- Niveau d’accompagnement (édition et/ou intégration et/ou maintenance)
- Proximité géographique du prestataire
La presse, le bouche à oreille et les comparateurs en ligne peuvent aussi être d’autres pistes de recherches pour compléter ce premier benchmark sur les sites web d’éditeurs.
Quoi qu’il en soit, il est vivement conseillé de demander des démonstrations du logiciel shortlisté qui peuvent s’opérer en physique comme à distance.
Cela permettra notamment à la PME de se projeter dans l’outil étudié, d’avoir un aperçu de sa logique de fonctionnement, de son ergonomie et de ses possibilités de paramétrage.
6. Choisir un prestataire agile et apte à accompagner
Passées ses premières analyses et démonstrations, il faudra porter son choix sur la solution à retenir en évaluant 2 grandes dimensions :
Les spécificités du logiciel ERP
L’entreprise doit examiner la solution envisagée de façon très pointilleuse en se basant sur plusieurs critères, en voici quelques exemples :
- Le périmètre et la profondeur fonctionnels correspondent-ils aux attentes spécifiées dans le cahier des charges ?
- L’outil offre-t-il l’ergonomie et la facilité d’utilisation attendue par les collaborateurs ?
- Est-il suffisamment évolutif et capable de soutenir le développement de l’entreprise aussi bien à court terme qu’à long terme ?
- Quel est le délai de mise en place d’un ERP estimé et correspond aux échéances initialement prévues ?
- La technologie proposée est-elle en phase avec les perspectives envisagées pour le projet ?
- Quels sont les coûts engagés pour déployer l’offre ERP et est-ce que cela colle avec le budget établi ?
Pour cette dernière question, les coûts ne seront pas les mêmes en fonction de la technologie choisie puisque comme nous l’avons évoqué plus tôt, les postes de charges respectifs du SaaS et du on premise ne sont pas les mêmes.
L’ÉDITEUR ET / OU L’INTÉGRATEUR
Comme nous l’avons vu, le facteur humain revêt une importance capitale pour la réussite d’un projet ERP.
Ainsi, au-delà du choix de la solution, il est essentiel de se tourner vers un partenaire qui soit à la fois expert, à l’écoute et agile.
En ce sens, l’évaluation de l’éditeur et/ou de l’intégrateur est elle aussi un pré-requis avant toute prise de décision quant au choix de l’ERP.
Puisque leur présence s’étalera sur plusieurs années et qu’ils seront garants de l’outil en place, il faut donc s’assurer de leur aptitude à pouvoir accompagner l’entreprise sur le long terme.
A l’instar de la solution, l’éditeur devra lui aussi être évalué sur base des quelques exemples suivants :
- Expertise dans le métier et/ou le secteur d’activité de l’entreprise avec notamment quelques références à l’appui
- Ancienneté, stabilité organisationnelle et financière
- Vision stratégique et technologique, potentiel d’innovation
- Disponibilité et qualité du service client (interlocuteur dédié ?)
Idéalement, il est préférable de choisir un éditeur qui soit aussi intégrateur de son logiciel ERP. Cela limite la multiplication des prestataires et permet à l’entreprise de pouvoir se tourner vers un interlocuteur unique lorsqu’elle a un besoin sur son outil.
Voici quelques idées de critères permettant de mesurer la pertinence d’un intégrateur
- Capacité à comprendre le besoin métier exprimé par l’entreprise.
- Partenaire disponible, proche géographiquement et offrant un bon relationnel.
- Qualité des moyens mis à disposition dans le cadre de la formation des utilisateurs finaux.
7. Formation des collaborateurs pour la mise en place d’un ERP
Considérer un projet ERP comme un simple projet informatique serait une erreur. Puisque ce système joue un rôle structurant et englobe l’ensemble de l’entreprise, il va nécessaire bouleverser l’organisation actuelle mais aussi les usages des collaborateurs.
Certains d’entre eux devront totalement revoir leurs habitudes et méthodes de travail, ce qui peut constituer un frein à l’adoption du nouvel outil ERP si l’initiation à ce dernier n’est pas réalisée en bonne et due forme.
En amont, nous l’avons déjà évoqué, la préparation au changement passe dans un premier temps par une communication sur les motivations de la direction à changer ou à intégrer un nouvel ERP mais aussi par l’implication des collaborateurs dans les différentes phases du projet.
La résistance au changement ne doit pas être sous-estimée car in fine, elle peut conduire à l’échec d’un projet ERP. Le recours à une formation approfondie des utilisateurs permettra notamment de faire progressivement adhérer les collaborateurs au nouvel outil et aux enjeux qui en découle. Cette formation, réalisée en physique ou à distance et gérée par l’intégrateur, devra également être accompagnée d’une base de connaissance consultable à tout moment par les utilisateurs de l’ERP.
En fonction de ce qu’aura choisi l’entreprise, l’intégrateur pourra procéder de deux manières différentes :
- Former directement les utilisateurs finaux par groupe
- Former uniquement quelques référents qui auront pour rôle de transférer par la suite ces connaissances et pratiques auprès de leurs équipes.
En misant sur ce temps de formation accordé à ses collaborateurs, l’entreprise facilitera l’appropriation et l’exploitation optimale du logiciel ERP.
8. Évaluation & ajustement du projet avec le partenaire ERP
Tout au long de la mise en place d’un ERP, il est nécessaire de se pencher sur les indicateurs de réussite du projet.
L’idée consiste donc à quantifier les bénéfices générés suite à la mise en place d’un ERP. Ces bénéfices peuvent être de différentes natures : productivité accrue, réduction des coûts, visibilité améliorée…
Ces objectifs sont définis en amont du projet et leur évaluation permettra à la PME de s’assurer de la réussite du projet ERP.
La comparaison des résultats observés avec ceux initialement attendus permettra à l’entreprise de pointer les éventuels écarts et de se rapprocher de son partenaire IT afin de les corriger.
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