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Les étapes de mise en place d’un ERP SaaS en mode agile

par | Juin 2019 | Conseil

Puisque l’ERP représente la colonne vertébrale des PME, toute volonté d’intégration ou de renouvellement de ce type de logiciel requiert une réflexion rigoureuse et poussée.

1. Définir les enjeux du projet pour son entreprise

Avant d’amorcer tout projet de changement ou d’intégration d’un ERP, il est nécessaire d’identifier de prime abord les raisons de ce choix :

  • Les outils actuels répondent-ils encore aux besoins de l’entreprise ?
  • Leur appropriation par les collaborateurs se fait-elle de manière aisée?
  • Ces outils sontils toujours en mesure d’accompagner la croissance de l’organisation à court, moyen, long terme ?
  • Aurontils la capacité de satisfaire ses objectifs d’innovation ?

Ce sont notamment ces différentes motivations aux changements qui vont permettre de définir les objectifs du nouveau projet et de ses enjeux :

  • Acquérir un référentiel plus fiable et capable de prendre un volume de données plus important.
  • Bénéficier d’un nouvel outil capable de supporter la transformation numérique de l’entreprise.
  • Limiter les dépenses informatiques en rationnalisant notamment la quantité d’applications utilisées.
  • Profiter d’un système unique et mieux partagé vecteur de productivité et facilitant la collaboration.
  • Fluidifier la circulation des informations entre applications en optant pour un SI 100% intégré et interconnecté.

La première étape consiste donc à définir clairement les attentes et enjeux que le projet ERP devra satisfaire.

2. Impliquer les collaborateurs et constituer une équipe dédiée au projet

Puisque l’ERP est une solution structurante visant à piloter l’ensemble de l’activité d’une entreprise, il est nécessaire que les collaborateurs de chacun des services soient impliqués d’une manière ou d’une autre dans le projet.

Cette implication globale peut par exemple se faire au travers de la diffusion d’un questionnaire pour collecter et évaluer les attentes des collaborateurs en fonction  de  leur  service.  L’idée  est  ensuite  de  leur  demander  d’élire  un représentant qui sera leur « voix » et pilotera pour eux la suite du projet.

L’implication des collaborateurs est l’une des composantes clés pour assurer la réussite du projet ERP. Il est parfois difficile pour eux de changer leurs habitudes de travail. Aussi, afin d’éviter toute forme de réticence face au changement, la coopération et la communication sont de mises.

3. Identifier et référencer l’ensemble des processus

Avant d’envisager tout choix d’ERP, il est impératif que l’entreprise analyse et mette à plat l’ensemble de ces processus métiers.

Cela lui permettra dans un premier temps d’expliquer de manière étoffée le fonctionnement de son organisation.

Ensuite,  cette  base  pourra  l’aider  à  mettre  en  lumière  certains  process pouvant s’avérer inadaptés avec les enjeux de son nouveau projet et qu’elle pourra alors choisir d’optimiser ou d’abandonner.

La finalité pour elle sera alors de ne capitaliser que sur des process en phase avec ses attentes, process qu’elle formalisera ensuite dans un cahier des charges.

 

4. Exprimer les attentes en rédigeant un cahier des charges

Première étape d’un projet réellement maîtrisé, le cahier des charges est un prérequis à tout projet ERP. Pourtant, bon nombre d’entreprises font l’impasse sur la rédaction de ce document alors qu’il est stratégique pour assurer la réussite d’un projet.

Voici les principaux points abordés au travers du cahier des charges:

  • Quelles sont les caractéristiques de l’entreprise et la façon dont elle est structurée ? (métier et secteur d’activité,  nombre  d’employés,  chiffre  d’affaire,  nombre  de  sociétés  /  établissements  /  sites d’exploitation, typologie de clients finaux…)
  • Quelle  est  l’envergure  du  projet  actuel  ?  (nombre  d’utilisateurs  finaux,  budget  envisagé  pour  le changement ERP…)
  • Qui intervient dans le projet et quels sont les délais attendus pour sa mise en œuvre ? (listing des membres de l’équipe projet, délais de déploiement attendus…)
  • Quelle  est  l’architecture  SI  actuelle  et  quels  sont  les  choix techniques envisagés pour le renouvellement ERP ? (mode SaaS / Cloud ou on premise, cartographie des logiciels internes actuels et plan de leurs éventuelles interactions ou connexions…)

  • Quel  sera  le  périmètre  fonctionnel  visé  ?  (listing  détaillé  des fonctionnalités attendues, priorisées en fonction de l’importance – prioritaire,  secondaire –  et  de  l’échéance  – court,  moyen,  long terme – du besoin métier à couvrir)

Vous l’aurez compris, l’idée est de dresser un panorama précis qui permettra de prendre en compte d’une part toutes les particularités de l’entreprise et d’autre part les besoins attendus pour ce nouvel ERP.

5. Sélectionner et évaluer les fournisseurs

Un premier tour par le web permettra à la PME de se faire une première idée de l’offre proposée sur le marché de l’ERP. Sur base de ces premières recherches, elle pourra alors établir un premier listing de solutions susceptibles de combler ses attentes métiers, fonctionnelles mais aussi techniques.

Cette liste pourra présenter un classement des solutions retenues suivants les critères d’évaluations spécifiés en amont du projet :

  • Niveau d’adéquation de la solution par rapport au métier de l’entreprise
  • Technologie proposée par l’outil
  • Références clients
  • Niveau d’accompagnement (édition et/ou intégration et/ou maintenance)
  • Proximité géographique du prestataire

La presse, le bouche à oreille et les comparateurs en ligne peuvent aussi être d’autres pistes de recherches pour compléter ce premier benchmark sur les sites web d’éditeurs.

Quoi qu’il en soit, il est vivement conseillé de demander des démonstrations du logiciel shortlisté qui peuvent s’opérer en physique comme à distance.

Cela permettra notamment à la PME de se projeter dans l’outil étudié, d’avoir un aperçu de sa logique de fonctionnement, de son ergonomie et de ses possibilités de paramétrage.

6. Choisir un prestataire agile et apte à accompagner

Passées ses premières analyses et démonstrations, il faudra porter son choix sur la solution à retenir en évaluant 2 grandes dimensions :

LE LOGICIEL ERP

L’entreprise doit examiner la solution envisagée de façon très pointilleuse en se basant sur plusieurs critères, en voici quelques exemples :

  • Le périmètre et la profondeur fonctionnels correspondent-ils aux attentes spécifiées dans le cahier des charges ? 

  • L’outil  offre-t-il  l’ergonomie  et  la  facilité  d’utilisation  attendue  par  les collaborateurs ?

  • Est-il suffisamment évolutif et capable de soutenir le développement de l’entreprise aussi bien à court terme qu’à long terme ?

  • Quel est le délai de mise en œuvre estimé et correspond aux échéances initialement prévues ?

  • La technologie proposée est-elle en phase avec les perspectives envisagées pour le projet ?

  • Quels sont les coûts engagés pour déployer l’offre ERP et est-ce que cela colle avec le budget établi ?

Pour cette dernière question, les coûts ne seront pas les mêmes en fonction de la technologie choisie puisque comme nous l’avons évoqué plus tôt, les postes de charges respectifs du SaaS et du on premise ne sont pas les mêmes.

 

L’ÉDITEUR ET / OU L’INTÉGRATEUR

Comme nous l’avons vu, le facteur humain revêt une importance capitale pour la réussite d’un projet ERP.

Ainsi,  au-delà  du  choix  de  la  solution,  il  est  essentiel  de  se  tourner  vers  un partenaire qui soit à la fois expert mais aussi à l’écoute et agile.

En  ce  sens,  l’évaluation  de  l’éditeur  et/ou  de  l’intégrateur  est  elle  aussi  un prérequis avant toute prise de décision quant au choix de l’ERP.

Puisque leur présence s’étalera sur plusieurs années et qu’ils seront garants de l’outil en place, il faut donc s’assurer de leur aptitude à pouvoir accompagner l’entreprise sur le long terme.

A  l’instar  de  la  solution,  l’éditeur  devra  lui  aussi  être  évalué  sur  base  des quelques exemples suivants :

 

  • Expertise dans le métier et/ou le secteur d’activité de l’entreprise avec notamment quelques références à l’appui
  • Ancienneté, stabilité organisationnelle et financière
  • Vision stratégique et technologique, potentiel d’innovation
  • Disponibilité et qualité du service client (interlocuteur dédié ?)

 

Idéalement, il est préférable de choisir un éditeur qui soit aussi intégrateur de son logiciel ERP. Cela limite la multiplication  des  prestataires  et  permet  à  l’entreprise  de  pouvoir  se  tourner  vers  un  interlocuteur  unique lorsqu’elle a un besoin sur son outil.

Voici quelques idées de critères permettant de mesurer la pertinence d’un intégrateur

 

  • Capacité à comprendre le besoin métier exprimé par l’entreprise.

  • Partenaire disponible, proche géographiquement et offrant un bon relationnel.

  • Qualité des moyens mis à disposition dans le cadre de la formation des utilisateurs finaux.

6. Accorder du temps et un budget à la formation des salariés

Considérer un projet ERP comme un simple projet informatique serait une erreur. Puisque ce système joue un rôle structurant et englobe l’ensemble de l’entreprise, il va nécessaire bouleverser l’organisation actuelle mais aussi les usages des collaborateurs.

Certains d’entre eux devront totalement revoir leurs habitudes et méthodes de travail, ce qui peut constituer un frein à l’adoption du nouvel outil ERP si l’initiation à ce dernier n’est pas réalisée en bonne et due forme.

En  amont,  nous  l’avons  déjà  évoqué,  la  préparation  au  changement  passe  dans  un  premier  temps  par  une communication sur les motivations de la direction à changer ou à intégrer un nouvel ERP mais aussi par l’implication des collaborateurs dans les différentes phases du projet

La résistance au changement ne doit pas être sous-estimée car in fine, elle peut conduire à l’échec d’un projet ERP. Le recours à une formation approfondie des utilisateurs permettra notamment de faire progressivement adhérer les collaborateurs au nouvel outil et aux enjeux qui en découle. Cette formation, réalisée en physique ou à distance et gérée par l’intégrateur, devra également être accompagnée d’une base de connaissance consultable à tout moment par les utilisateurs de l’ERP.

 

En fonction de ce qu’aura choisi l’entreprise, l’intégrateur pourra procéder de deux manières différentes :

  • Former directement les utilisateurs finaux par groupe
  • Former  uniquement  quelques  référents  qui  auront  pour  rôle  de transférer par la suite ces connaissances et pratiques auprès de leurs équipes.

En misant sur ce temps de formation accordé à ses collaborateurs, l’entreprise
facilitera l’appropriation et l’exploitation optimale du logiciel ERP.

8. Mesurer les résultats induits par le projet en vue d’appliquer des mesures correctives avec la collaboration du partenaire IT

Tout au long du projet ERP et une fois la solution en place, il est nécessaire de se pencher sur les indicateurs de réussite du projet.

L’idée consiste donc à quantifier les bénéfices générés suite à la mise en œuvre de l’ERP. Ces bénéfices peuvent être de différentes natures : productivité accrue, réduction des coûts, visibilité améliorée…

Ces objectifs sont définis en amont du projet et leur évaluation permettra à la PME de s’assurer de la réussite du projet ERP.

La comparaison des résultats observés avec ceux initialement attendus permettra à l’entreprise de pointer les éventuels écarts et de se rapprocher de son partenaire IT afin de les corriger.